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学生档案管理系统作用【意义】


栏目:学校档案管理

时间: 2020-12-24 15:53

编辑:修一

  导读

 
  从短期价值看,学生档案管理系统在维护校园员等级秩序、规划校园活动运作等方面有其具体作用;除了对学校进行班级划分、寝室管理等,根据学生档案中有关学生表现的考察记录和学生个人特长所在,校园在举办大型赛事活动时,对档案的调动和整理有参考价值。大学生档案管理制度,对学生自身的成长和校园的运作起着重要的推动作用。档案的实证性和情报性价值,从长期来看,在宣传教育资料、记载学问创造的过程中,具有重要的历史价值。从以上分析可以看出,研究学生档案管理系统的价值。

  二、学生档案管理系统作用的重要意义

 
  档案存储电子化是随着计算机技术的发展和普及而出现的一种必然趋势。
 
  近几年,随着教育事业的大发展,高校扩招,档案信息量急剧增加,电子档案大量出现,传统的档案管理手段已经不能适应新的形势,档案部门必须加强自身的现代化建设,以适应学校改革和发展的需要。从而能够及时、准确、高效地对档案信息资源进行管理。
 
  由于历史原因,学校学生档案管理长期处于封闭状态,导致基础设施落后,管理滞后。虽然近年来有了很大的变化,但仍然不适应高等教育改革和发展的需要。目前,高校学生档案的管理,从档案材料的收集、整理、鉴定、整理、装订、管理和利用,都依赖于传统的手工操作技术。文献和技术保存简单单一,远远达不到科学化、现代化的要求,难以适应高校发展的需要。因此,大力发展计算机技术在大学生档案管理中是一个重要的课题。
学生档案管理系统作用的重要意义
 
  主要是通过计算机对档案进行查询,大家认为,这种系统的优点不仅是可以通过网络实现远程查询,减少档案工作人员的工作量,而且可以减少纸型档案的损坏。而实现人事档案信息备份则更为重要。
 
  尽管电子卷宗的作用和地位是电子卷宗所不能替代的,但将高校人事档案从原来单一的纸质卷宗保存改为纸质卷宗与电子卷宗同步保存,并实现了卷宗分开保管,是防止涂改、伪造卷宗的有力手段。在纸件丢失或损坏的情况下,电子文件又可起到补证的作用,并能在一定程度上减少意外事故造成的损失。与此同时,电子存储形式的出现,为档案管理的全面实现与利用提供了良好的基础。
 
  高校学生档案存储电子化工作涉及范围广,资金投入大,技术要求高,工作量大,由于各高校对学生档案管理工作的重视程度不同,经费投入不足,因此,要充分利用现代化管理手段对档案信息进行管理,仍有一定难度。但是这种巨大的优势使得它成为一个不可回避的趋势。为此,高校组织人事部门应充分认识并加强对此方面的研究,明确人事档案现代化管理模式、运行机制、操作规范等问题,明确目标,统筹安排,分步实施。

 

 

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