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什么是档案数字化加工[分析]


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 14:26

编辑:橙子

       一、背景先容

 
       随着时代发展和科学的进步,纸质档案的弊端逐渐展现出来,不仅查询不便,不易于保管,容易损坏原始文件等诸多问题,而对档案进行数字化加工能够很大程度上解决这些难题。
 
    档案数字化加工是将纸质的档案通过电脑与扫描仪等设备扫描后形成的电子版整理存储成案卷。可以更好地满足用户对档案的检索和查询,并且能够保护重要的原始档案。
什么是档案数字化加工[分析]

  二、流程先容

 
       在拆卷过程中,应仔细检查档案卷宗是否完整,是否存在漏页、缺页或写写错误等问题,检查标注是否正确。在对卷宗进行拆封时,一定要小心,避免损坏卷宗,对卷宗的重要部分要提醒扫描人员特别注意。
 
       扫描档案时,要按照相应的规范标准配置扫描仪,若原档案保存状况较差,纸质档案出现磨损时,应逐个逐张扫描。扫描员应确保扫描出的电子档案内容与原件相符,注意文件的顺序,保证文件的文字清晰,能与纸质文件达到相同的效果,在扫描完毕后,应与拆卷人核对文件的总页数。
 
       修图是对图片的修改工作,将扫描后形成的电子档案按照纸质档案的分割情况进行整理。保证电子文件图象清晰,图象上没有杂质。也可以在修复期间尝试恢复档案原始状态,但要注意不能影响以后的使用。
 
       上传备份时,应当指定专人将扫描的电子档案上传到档案数据库,并做好上传后的准备工作。
 
       装订成册应在档案扫描工作完成后,应将原档案的原件进行装订还库。档案在装订前必须进行核对,确保与出卷时的状态一致。重点检查文件目录是否完整准确,文件编号是否正确,文件排列是否规范准确。
 
       还库。将档案归还档案室,应由工作人员应检查归还的档案材料,并按有关规定的要求办理归还档案手续。
 扫描工作

  三、场所管理

 

  (1)监控措施

 
         数字加工场所应为独立、封闭的工作区,配备视频监控设备,确保档案存放、数字加工场地、服务器、门窗无监控死角,对档案周转过程进行全程监控,并在此基础上追踪发生在现场的各类事件。
 

  (2)防盗措施

 
         档案数字化处理场所应安装防盗门,档案临时存放和保管用房应设置电子密码柜,确保档案安全。数字处理人员应保管好自己密码柜的密码,档案部门应指定专人负责数字处理处防盗门钥匙,并设立双保险。
 

  (3)防火防水等措施

 
         档案数字化处理场所应当配备消防设备,加强信息技术设备的安全管理,并制定日常检查制度。工作区与休息区分开,禁止携带饮用水设备和杯子进入工作区。
杯子


 

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