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档案数字化加工管理【具体】


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 13:40

编辑:橙子

 

  一、制度管理

 
  档案数字化涉及到人员、安全、财产等方面的工作,因此要建立健全相应的规章制度和工作规则,同时加强监督检查,切实做到有法可依、有章可循。
 档案数字化加工管理【具体】

  二、场所管理

 
  档案数字化场所要充分考虑周边环境的安全,建立标准、规范、安全的工作场所,现场要配备视频监控器,使数字化过程始终处于安全可控的状态。
 

  三、设备管理

 
  档案数字扫描的设备不得外运维修,维修需经审核批准,如需U盘或者移动硬盘应单独申请,不得将存储U盘或移动硬盘带出工作区。数字化工作完成后,扫描仪自带的硬盘和移动存储介质应交给档案管理人员保管或销毁,严禁擅自拿走。
移动存储介质

  四、过程管理

 
    标准文件前处理工作,应严格办理所需的数字化文件资料的交接手续,建立严密的交接程序,做好交接记录,由使用者和中标单位各派一名经办人员负责文件的交接,双方签字确认。
 
  核查档案目录著录内容是否准确,如有错误,应按题名、责任单位、档号、起始页号等对目录数据进行修改;同时,对未进行编页的档案资料逐页标注页码,区分每份档案的起始页号,使其保持一致。
 
  根据文件扫描要求,将文件拆开,逐页清点文件和页数,去除金属装订。拆卸过程要小心,文件要保持完好,不要人为恶意损坏文件。
 
  按照原排列顺序和装订方式装订文件,不需要重新整理和打印;文件用线或不锈钢钉装订。扫描后,装订好的档案应由双方清点签字,并全额归还仓库。

 

  五、质量管理

 
    要重视全面质量检查,加强数据质量控制。扫描图像的顺序与计算机的描述顺序一致,电子文件与纸质文件的文件顺序一致,不能颠倒;不得有缺页或重页,以确保电子图像的完整性。
 
  扫描的图像文件应保持字迹清晰、无失真、文字排版外无阴影、无干扰信息;扫描的图像文件能够满足发布和展示的要求。
 
  扫描图像文件页面要端正,不要扭曲。用彩色JPG格式存储纸质档案扫描照片,根据实际需要,对文字细小、模糊不清、纸软陈旧的纸质档案,应提高扫描分辨率,以保证档案数字化后的图像清晰。
 
  对扫描图像进行优化处理。针对扫描数据的实际情况,选择合理的图像处理参数、对比度和亮度参数,并对扫描后形成的图像文件进行页边调整、旋转、纠斜等优化工作,保证处理后的图像清晰可见,与档案数据完全吻合。扫描页规格一般为A4,如果超过A4幅面无法一次扫描成型则要进行无缝拼接。
 图像清晰

  六、数据管控

 
    要对输入的信息、挂号数据和原始档案进行核对、验收,其中成品验收图像准确率达到100%。并要求顺序正确,不多页少页,保持档案原貌;图像清晰,便于阅读,挂号合理,图文挂号准确,影像索引数据匹配正确。
 

  七、人员管理

 
   对于数字处理人员,要经常进行安全质量教育,签订保密协议,增强保护档案安全的意识。涉及国家秘密和企业商业秘密的文件严禁扫描、上传和链接到系统。定期组织对档案内容、安全措施和管理手段的自查,加强有针对性的安全技能培训和演练,发现问题及时整改。
 
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