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深圳档案数字化加工【流程】


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 13:41

编辑:橙子

  

       一、背景先容

 
  随着社会经济与现代化信息技术伴随着社会经济和现代信息技术的不断发展,档案数字化建设已经成为档案管理工作中的一个重要组成部分。做好档案的数字化管理与建设,可以使企事业单位的各项管理工作更好地适应时代的发展,更好地促进发展。改革开放以来,深圳的经济飞速发展,大量的人员迁入了深圳,随着档案的增多,档案数字化加工也逐渐成为人们关注的焦点。
深圳档案数字化加工【流程】

  二、流程分析

 

  1、整理环节

 
  这是档案数字化的第一个环节,它为数字处理提供了数据来源。但纸质档案上面可能会出现字迹模糊,或者连笔字等情况,机器不能识别等情况,这时候就需要人工整理过后再进行录入。
 

  2、条目录入

 
  这个环节是将档案的名称、页码、目录、编号等信息集中形成一个档案目录。在这一节中常见问题有,容易出现宗族称谓分类不清、文书称谓过长或过短、负责人简短略不规范、或缺乏地方标记等问题。
 扫描设备

  3、扫描环节

 
  扫描环节是将纸质档案放入扫描设备中进行扫描,这个环节容易出现扫描的出的文件歪斜,图像模糊,有阴影等情况,如果出现上述情况需要重新进行扫描,确保扫描档案的质量。
 

  4、数据挂接环节

 
  数据挂接即将原文件中的电子子文件挂接到目录库中,通过目录库与文件进行挂接,初步实现目录库中的电子子文件进行全文检索。做数据挂接时容易出问题的问题有:原件号和目录号不一致造成的问题,文件号不对。目录著录项目不全,图片失真模糊,文件页数与纸张质量文件中页数不一致或次序错误等问题。
 

  5、验收环节

 
  这个环节对于整个流程来说是至关重要的,需要对扫描好的档案再次进行核查,逐个项目、页数的再次检查,如果发现错误要及时修改,以免造成档案的缺失与改动。
集中存储

  6、存储环节

 
  这是档案数字化的最后一个环节了,这个环节是将验收合格的档案集中存储起来,这个环节要注意档案类别的存放是否对应,原纸质档案是否需要销毁,新档案是否需要进行备份处理。更加要注意的是档案存储不同与其他,需要单独的存储设备进行存储,因为档案涉及到个人隐私或者涉密,不能随便将档案存储到其他的存储设备中,并由专人负责管理。
 

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