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云南档案数字化加工【环节】


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 13:43

编辑:橙子

  一、背景先容

 
  大力发展档案信息资源,是档案数字化建设的基础工程,促进其在教学、科研和各项档案管理中的查询与利用,是档案工作的根本。当前档案面临的问题是管理方式和技术手段的落后,为满足教学、科研、管理等方面查询利用的需要,有利于纸质档案长期安全保存,尽快实现电子档的数字化管理已刻不容缓。随着云南的经济不断发展,档案数字化也不再是遥不可及了,随之而来的档案数字化加工也映入大家的眼帘。
 云南档案数字化加工【环节】

  二、流程分析

 
   
 

  1、整理环节

 
   
 
  这是档案数字化的第一步,为数字化处理提供数据源。然而,纸质文件可能难以辨认,甚至是手写的,机器无法识别。这时候就需要手工整理后再输入。
 
   
 

  2、条目录入环节

 
   
 
  在这一步中,文件名、页码、目录、编号等信息。集中在一个文件目录中。这一部分存在一些常见问题,如宗族称谓分类不清,文书称谓过长或过短,负责人短小略不规范,或缺乏地方标记等。
 
   
 

  3、扫描环节

 
   
 
  扫描件是将纸质档案放置在扫描设备中进行扫描,这一环节容易出现文件被扫描后出现歪斜、图像模糊、有阴影等情况,如出现上述情况需重新扫描,以保证扫描档案的质量。
扫描
   
 

  4、数据挂接环节

 
   
 
       数据链接是指将原始文件中的电子文件链接到目录数据库,并将目录数据库中的电子文件与文件链接,从而初步实现目录数据库中电子文件的全文检索。做数据链接容易出现的问题,如原编号和目录编号不一致导致的问题,文件编号不正确。存在目录中描述项目不完整、图片模糊、文件与纸质文件页面不一致或顺序错误等问题。
 
   
 

  5、验收环节

 
   
 
  这个环节对于整个过程来说非常重要,需要对扫描的文件进行一遍一遍的检查,发现错误及时纠正,避免丢失和更改文件。
 
   
 

  6、存储环节

 
   
 
  这一环节对于整个流程非常重要,需要对已扫描的档案再一次进行核对,逐页核对,如果发现错误要及时修改,以免造成档案丢失或更改。
存储

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