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政府档案数字化加工【注意】


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 14:25

编辑:橙子

  一、背景先容

 
  档案数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术,将传统媒体如纸质文件、声像文件等的文件及归档保存的电子文件进行整理,形成有序结构的档案信息库。目前,政府部门的档案数字化工作迅速发展。但是,政府的档案通常会涉及到国家机密,在档案数字化过程中,必须要做好保密工作,不能使这些机密泄露,否则将造成难以估量的灾难。
 政府档案数字化加工【注意】

  二、各项管理

 

  1、场所管理

 
     数字加工场所应为独立、封闭的工作区,配备视频监控设备,确保档案存放、数字加工场地、服务器、门窗无监控死角,对档案周转过程进行全程监控,并在此基础上追踪发生在现场的各类事件。
 
  档案数字化处理场所应安装防盗门,档案临时存放和保管用房应设置电子密码柜,确保档案安全。数字处理人员应保管好自己密码柜的密码,档案部门应指定专人负责数字处理处防盗门钥匙,并设立双保险。

 

  2、设备管理

 
    数码加工设备主要有扫描仪、电脑等,涉密单位可自行采购,优先选用国产品牌产品。设置禁止安装具有无线连接功能的各种硬件,如无线网卡、无线键盘、蓝牙等,以及无线外围设备。所述的输入设备包括扫描仪和计算机,用于档案数字化扫描,图像处理,质检,著录,挂图等工序。
 
  所有的设备在整个加工过程中都不涉及输出。外包商的有关工作记录打印后,经保密审查,由本单位的现场管理人员进行。
电脑 
  文件数字化处理设备由专人管理,数字处理人员应根据授权的特殊用户名和密码登录并使用。
 
  全部操作必须与外部网络实行物理隔离。
 
  计算机和服务器的数字化档案存放必须安全,做到防火、防水、防震、防暴、防外来人员物理破坏和盗窃,还应防止外部电磁场对数字化网络系统中各种设备的电磁干扰,防止因计算机、服务器和其他网络设备的电磁辐射而引起的泄漏事故。

 

  3、成果管理

 
    档案数字化过程中数据库的维护、数据备份和存储是档案数字化工作的成果,也是档案数字化安全保密的关键。资料维持主要是防止资料遗失、损坏、失窃、变更,消除电磁辐射、非法下载复制、病毒入侵、系统崩溃、硬件损坏等不安全因素。
数据备份存储 
  采用大容量移动硬盘和光盘进行数据备份存储,以联机、脱机相结合的方式实现了多组备份存储,并完成了数字档案信息异质异地备份。档案数字化成果经验收通过后,应及时挂挂在通过保密认证的档案信息管理系统中,制定保密策略,实现分级授权查询利用。
 
  外包单位在档案数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料,应作为项目档案内容移交档案部门管理。文件数字化成果必须通过质量检验,检验合格后双方办理数据移交手续。


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