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人事档案数字化加工【科学】


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 14:23

编辑:橙子

       一、加工流程

人事档案数字化加工【科学】
    1、档案整理。拆卷过程不能对原始档案造成损坏,并且应该详细检查原始档案是否存在缺页少页情况的存在,如果有需要记录下来,并且向上级领导及时汇报。
 
  2、档案扫描。要按照相应的规范标准配置扫描仪,若原档案保存状况较差,纸质档案出现磨损时,应逐个逐张扫描。扫描员应确保所扫描的电子档案内容与原件相符,注意文件的顺序,保证电子档案的文字清晰,能与纸质档案达到相同的效果,在扫描员扫描员扫描员完成后,应与档案总页数核对。
 
  3、图像修正。这个阶段通常是对图像修改工作,将扫描后形成的电子档案按照纸质档案的分割情况进行整理。保证电子文件图象清晰,图象上没有杂质。也可以在修复期间尝试恢复档案原始状态,但要注意不能影响以后的使用。
 
  4、目录挂接。这个阶段要将扫描好的图文与对于的目录挂接,可通过目录迅速查询并跳转到所需页面。
 
  5、验收阶段。这阶段应该对扫描好的档案进行再次审核,确保图像文字清晰可见、图像无黑边、阴影、色彩无偏差、并确保成果档案与原始档案一致。
 图像无黑边
  6、上传和备份。企业人事档案部门应委派专人将扫描后的企业档案数据上传到企业档案数据中,然后做好备份工作。
 
  7、装订。文件文件结束后,应该扫描人事文件的原件进行归还库。在装订文件之前,必须检查人事资料,确保与进行调整时的文件状态相同。主要是检查文件的状态是否正确,文件的编号是否正确等。
 
  8、档案归还。开展档案还库的工作人员应对还库档案材料进行清点,按有关规定做好还库手续,然后调出下一批以上实行的档案数字化流程。

 

  二、作用意义

 
   1.更好地保护档案原始资料通过档案数字化,将传统的档案对象转变为数字的档案信息,开拓了档案数字化管理的新形式,使原始资料的使用频率大大降低,档案原始资料得到更大程度的保护。
 
  2.降低了档案利用的劳动强度,降低了档案利用的费用,档案数字化,使查询利用档案资料变得非常方便快捷,大大减轻了档案利用时的提调、出入库、统计时的逐件逐页对档案进行清点的繁琐,减少了因重复打印、复印而造成的纸张和人力浪费,有效地降低了档案工作的劳动强度。
 
  3.档案服务效率和管理水平得到提高。档案数字化为电子档案的高效检索、存储和阅读以及信息技术通过网络在档案管理中的应用奠定了基础,极大地提高了档案部门的服务效率、服务能力和档案信息管理水平。
 存储
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小常识:
 
人事档案数字化建设主要是使企业人事档案管理适应时代发展和企业发展的实际需要,使企业人事档案能够共享和使用。科学统一的标准是保证人事档案信息资源安全规范共享的基础。

 


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