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陕西省档案馆档案数字化加工【内容】


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 14:20

编辑:武松

       一、档案数字化加工质量问题及影响

 
  通过对
数字化档案资料的分析,发现问题主要在于细节上。具体地说,有以下几个问题:漏页、漏件、错页、倒页、顺序颠倒、格式错误、图像不清晰、目录与全文数量不一致或内容不对应、检索工具填写错误、存储介质不符合要求等。这些问题看起来不大,简单,但不符合要求。这些问题在许多单位交付不同年度纸质文件的数字复印件时经常被发现。文件数字加工质量问题的影响,一是需要重新制作或修改,其结果必然会造成人力物力的大量浪费,二是工作不仅没有进展,而且延长了工作进度,降低了工作效率,三是重新制作的过程比初期制作的过程更加费时费力,很多文件工编辑都很担心。
 陕西省档案馆档案数字化加工【内容】

  二、如何高效做好纸质档案数字化扫描工作

 
  纸张档案数字化主要是指利用扫描仪等设备对纸张档案进行数字化处理,要求一页一页,一件件有秩序地处理,每年一次。本文将纸张档案数字化处理分为扫描加工前、扫描加工中、扫描加工后三个阶段,分阶段谈谈工作中的体会。
 扫描加工前阶段

  (一)扫描加工前阶段

 
  这个阶段是数字化工作开展前的准备阶段,也是这项工作的起步阶段和关键阶段,做好这项工作,为以后的工作奠定良好的基础。主要内容包括纸质档案的准备、基础设施建设、人员配备和相关管理制度的完善等。
 
  1.纸质档案的准备。第一,避免急燥的情绪。很多档案工作人员有很强的工作积极性和责任感,希翼尽早完成这项工作,这样的想法是好的,但是也不能盲目推进,在纸质档案未做好准备前最好不要进入下一步,必须在纸质档案已经按照档案整理规则完成规范整理后再进行。
 纸质档案整理不符合

  如果纸质档案整理不符合要求就进行数字化扫描,那么一旦纸质档案需要重新整理,必然会牵动数字化档案的相应调整。第二,做好纸质档案的整理。档案整理人员要熟练掌握各个阶段的档案整理规则,整理工作包括归档与不归档鉴定、保管期限鉴定、正确页码排列、正确页码编码、正确件号排列、按照档案整理程序整理归档、正确填写、正确年号排列、正确编目等,以保证将要进行数字化处理的档案完整、完整、真实、准确、规范,同时要注意有些档案需要拆装、整页、褪色、破损等工作,才能进行数字化处理。
 
  
 
  2.基础设施的准备。纸质档案数字化需要相应的设备和场所,数字化处理场所应具有足够的空间和合理的布局,并可配备门禁、防盗、视频监控等消防系统和安防系统。数字处理设备需要计算机、扫描仪、录音机和存储介质(如磁带、软盘、光盘等)。).有条件的单位可以配置服务器、备份设备等。数字处理工作还需要相应的App系统支撑,如操作系统、文件管理App、扫描程序、录音App、备份App、杀毒App等。,确保数字处理工作的安全和保障。

 

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