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安徽档案数字化加工【问题】


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 13:47

编辑:橙子

       一、档案数字化加工常见问题

 

  1.过程资料存留难

 
  为了确保纸质档案数字化工作每一个环节的正常进行,并保证各个环节顺利衔接,需在每个环节制作表格并记录数据,应该将这些表格及时整理起来,这些表格包括全宗号、目录号、年份、档案总数、件数、总页数、处理环境、电子数据容量、存储方式等,并形成一套完整、规范的数据,并保存起来以备将来需要,它使纸质数字化文件数据有章可循。如果在接受或使用数字化数据时发现问题,它们是审查和解决问题的最重要基础。
安徽档案数字化加工【问题】

  2. 档案易泄密

 
  由于存储的档案会涉及企业的商业秘密和敏感信息,因此存在外包单位工作人员泄露企业商业秘密的风险,以及档案数字化时机密文件被非法链接到互联网的风险。需要有严格的保密制度,与外包单位和工作人员签订保密协议,必要时安装现场监控设备。同时,企业档案人员应做好商业秘密文件的筛选、筛选和检查工作,不要将机密文件数字化,只保留原始文件搜索条目。
 

  3.设备存储介质易泄密

 
  一部分数字化加工设备自带存储器功能,数字化过程中及数字化结束后,存储器的介质应交档案部门统一保管,防止工作人员从工作场所带出,造成企业秘密泄露。
 工作人员

  4.档案拆装有损坏风险

 
  由于数字扫描需要对存档的纸质文件进行拆分、重新绑定和恢复,因此存在由于处理器的不正常操作而导致文件损坏、污损甚至丢失的风险。
 

  二、如何做好档案的数字化加工?

 
  做好档案的数字化处理,建立规范的档案数字化标准是一个系统工程,应结合档案数字化建设的实际情况,结合企业对档案利用的需要,同时根据企业的实际发展状况和档案管理工作的实际情况,制定出针对性较强、科学全面的长远规划。人力资源档案数字化建设不仅仅是档案管理部门的工作,它还牵涉到企业中其他许多相关业务部门,人力资源档案数字化标准规范的制定若不能尽快实现,就不能更好地协调档案数字化过程中各部门之间的关系,也不能保证各部门在此过程中能够协调运作。在制定标准规范前,必须进行科学的规划,以保证档案数字化工作的顺利进行。
档案数字化

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