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档案涉密数字化加工【重点】


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 13:48

编辑:橙子

  一、如何高效做好纸质档案数字化扫描工作?

 

  1.准备纸质档案

 
  要避免急燥的情绪,很多卷宗工作人员都有很强的工作积极性和责任感,希翼尽早完成工作,这样的想法很好,但也不能盲目推进,最好在纸质卷宗未做好前不要进入下一步,必须在纸质卷宗已按照卷宗整理规则完成规范整理后才能进入下一步。如果纸质档案整理不符合要求就进行数字化扫描,那么一旦纸质档案需要重新整理,必然牵动着数字化档案的相应调整。其次做好纸质档案整理工作。
档案涉密数字化加工【重点】
       文件整理人员应能掌握各阶段的文件整理规则,包括归档与非归档标识、保管期限标识、文件页的正确整理、页码在正确位置的正确书写、按照文件整理方案对各件文件进行归档与整理、每件文件的密封与准确填写、全年文件的编目,以确保待数字化处理的文件完整、真实、准确、规范。同时需要注意的是,有些文件是需要移除绑定的。
 

  2.基础设施的准备

 
  纸质档案数字化需要相应的设备和场所,数字化处理场所应具有足够的空间和合理的布局,并可配备门禁、防盗、视频监控等消防系统和安防系统。数字处理设备需要计算机、扫描仪、录音机和存储介质(如磁带、光盘等)。有条件的单位可以配置服务器、备份设备、数码相机等。数字处理工作还需要相应的App系统支撑,如操作系统、文件管理App、扫描程序、录音App、备份App、杀毒App等。确保数字处理工作的安全和保障。
 

  3.掌握标准要求

 
  先做好工作标准,纸质文件的数字化处理也要在标准规范的引导下进行。不要为了节省存储空间而降低标准,也不要不顾实际需要盲目提高标准。具体标准应包括但不限于扫描全年归档的所有纸质文件,按照文件排列顺序依次扫描图像。每个纸质文件与扫描后形成的数字图像一一对应。每个文件图像的第一页应包含一个归档印章,每页应标有正确的页码。每页图像应清晰、完整、方向正确,符合阅读习惯。图像应适度明暗,图像应尽可能反映文件的原貌。
 扫描图像

  二、如何管理涉密档案?

 

  (1)实行工作记录管理

 
  档案部门应制定工作计划,分批移交档案,并实行档案移交的交接清点制度。在数字化处理过程中,档案的移交和移交应通过签署电子流程图进行传输,以确保档案实体在利用过程中留下记录。
 

  (2)档案安全利用管理

 
  在档案处理过程中,档案内容不得损坏、丢失或涂改,以保证档案的完整性。对于必须拆解和扫描的文件,应尽可能保持文件的原始外观,不损坏文件或影响其以后的使用,并应避免未经授权复制文件内容。如果文件磨损和难以辨认,只有在档案人员签字同意后,才能进行下一步程序。磨损或损坏的档案的修复工作应按照《档案修裱技术规范》进行。文件的数字化处理不得损坏文件。档案损坏的,按有关规定进行处罚,并进行修复和登记。当文件需要拆卸时,应尽可能恢复到原来的样子。
扫描

  (3)档案安全存放管理

 
  实体文件应小心处理,远离电源、水源等不安全的地方。员工临时离开工作场所时,必须将文件放回电子密码柜;当员工下班时,他们应该将所有经过数字处理的文件存储在电子密码柜中。
 
  

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