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江西档案数字化加工【专业】


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 13:51

编辑:橙子

  一、发展背景

 
  近些年来,随着经济增长,江西的旅游业发展的非常快,人口落户在江西的人也是越来越多,档案相关部门的压力也越来越大,由于档案多且复杂,不易于档案管理,由此档案数字化加工频繁的出现在当地各档案管理部门。
江西档案数字化加工【专业】

  二、基本先容

 
  档案数字化加工是利用现代信息技术,将纸质文件通过扫描、输入等方式,存储在计算机数据库中,并利用档案管理系统对其进行计算机管理,从而实现档案管理的快速、安全管理。
 
  在拆卷过程中,应仔细检查档案卷宗是否完整,是否存在漏页、缺页或写写错误等问题,检查标注是否正确。在对卷宗进行拆封时,一定要小心,避免损坏卷宗,对卷宗的重要部分要提醒扫描人员特别注意。
 

  三、流程先容 

 
  扫描仪在扫描档案时,要按照相应的规范标准配置,若原始档案保存状况较差,纸质档案出现磨损,应逐个进行扫描。扫描电子档案时,应确保电子档案的内容与原件相符,注意文件的顺序,保证文件的文字清楚,能达到与纸质文件相同的效果,扫描完毕后,应与拆卷人核对总页数。
 
   
 
  扫描文件时,扫描仪应根据相应的标准进行配置。如果原始文件状况不佳,纸质文件磨损,应逐个扫描。扫描仪应确保扫描的电子文件与原始文件一致,注意文件的顺序,确保文件文本清晰,达到与纸质文件相同的效果。扫描后,扫描仪应与部署者一起检查文件的总页数。
纸质文件
   
 
  上传备份。应指定人员将扫描的电子文件上传到文件数据库,并在上传后做好准备。
 
   
 
  装订成册。文件扫描完成后,必须装订原文件的原件并返还。文件必须在装订前检查,确保与卷发时的状态一致。重点检查文件目录是否完整、文件号码是否正确、文件排列是否正确。
 
   
 
  档案归还。归还档案时,应由工作人员对归还的档案材料进行检查,并按规定办理归还档案手续。
 

  四、优秀案例

档案管理
    江西省南昌市档案馆与“案多星”的合作是一个非常出色的例子,南昌市档案馆在经过了数字化加工的服务,已将全部档案进行了数字化备份,不仅档案安全性提高了,还极大节省了人力,减轻了档案管理人员的工作量,对于工作效率也显著提升。
  

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