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档案数字化加工情况


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 13:57

编辑:武松

  一、为什么要档案数字化

 

  (一)保存历史档案的迫切需要

 
  采用数字化的档案管理方式,加快档案信息化工作的进程,可以更好的提高档案运转的效率,实现对纸质档案的抢救性保护。尤其是部分纸质档案的保存年限较长,应用起来有极大地不便和损毁风险,难以发挥档案的实用价值。数字化的方式不仅可以提高档案的应用效率,还可以及时抢救档案,构建专业的档案数据信息平台,进一步实现档案数据信息的广泛共享。

 

档案数字化加工情况

  (二)符合时代发展地基本趋势

 
  档案数字化丰富了档案的利用形式,有助于进一步挖掘档案资源的潜在价值。开发档案管理系统,加快档案数字化建设,有助于提高档案检索的速度,进一步提升档案的利用质量。当前,应开发专业的档案管理系统,从而实现对档案数据信息的充分记录,消除传统档案管理方式的局限性,克服各种影响因素,充分发挥档案实用价值。
 

  二、基本原则

 

标准化原则

  (一)标准化原则

 
  应当遵循标准化原则,根据单位的实际情况积极制定档案数字化建设标准,完善档案数字化建设制度,积极宣传档案文件管理标准化的意义,引导档案部门以规范的操作手段对App系统进行维护。只有电子档案数据精准,文件格式、备份符合相关要求,业务人员再按照统一的标准方式进行操作,才能提高档案数字化建设的效率,更好地发挥数字档案的实用价值。
 

  (二)系统化原则

 

系统化原则

 

  应当采用系统化的方式,强调事业单位内部建立统一的档案管理系统,发挥档案管理App实用价值。档案管理App应当广泛适用各方面的需要,根据档案业务需要研发管理系统。应紧紧跟随档案信息化建设标准完善档案管理系统。分析档案管理流程,加强档案管理工作调研,按照生产经营模式建设档案数据信息库和档案管理系统,为电子文件的运转提供一个标准的服务平台。
 

  (三)引导监督原则

 
  需要采用科学的监督方式,强调在统一的监督部门下督促档案数字化建设步伐不断加快。首先,推动事业单位提高档案管理的规范化水平,监督数字化档案履行相关的规范要求。其次,对基层档案资源实现全覆盖,督促专兼职档案员及时提供规范化档案服务。

 

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