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档案数字化整理


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-04 12:23

编辑:雪梨

一、档案数字化前整理标准

 

1、实体标准

    档案实体作为数字复制和保护的主要载体,是数字设备的直接客体。
 

2、著录标准

    必须确保各要素的完整性、全面性,严格遵守相关规范,丰富文件记录项目,提高文件记录的检索价值。
 

3、检查标准

    主要包括:审批手续是否齐全,数字列表是否齐全,页码是否一致,逻辑页码是否连续等,从而提高检查的有效性。
 

4、管理标准

    应注意以下内容:是否有法人签字认可的审查表、数字行为是否授权、是否有加工程序等。在实践中,积极实行责任制,不断提高文件数字化管理水平,促进纸质文件数字化工作顺利进行。
 
档案数字化
 

二、整理流程

 

1、档案整理项目准备阶段流程

 
  (1)明确档案整理的目标
 
  厘清体系,为数字化打好基础。
 
     (2)确定文件整理计划
 
  对文件整理的顺序进行了罗列,并据此对各项目进行了初步划分。确定对文件整理成品的质量要求。经整理后,应对每件档案逐个配置档号,配装文件级、案卷级装具,并形成完整的整理元数据和馆藏档案级次序目录、文件级次序目录、残破档案待修次序目录及次序的精确统计。
 
  (3)软硬件准备
 
  包括场地准备、设备准备。

       (4)人员准备


 
     项目管理者:档案整理项目管理组主要由该整理所负责实施。人员主要由加工档案整理经验丰富的人员组成。
     外部人员:各自的外包企业共同入场人员,各自的管理和自觉接受管理组的管理。
 
  (5)档案整理方案和标准的准备。
 
  方案和标准是流程化整理的灵魂项目方案、梳理每一关节都应制订详尽的标准。

 
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2、档案整理项目实施阶段流程

 
  (1)调查需要整理文件
 
  (2)确定建设项目、招标和合同
 
  (3)开始试整理
 
  (4)岗前培训
 
  (5)档案提卷
 
  (6)流程化整理。包括单件翻拍、双机摘录、条目质量检查、排序印刷、组卷、质检等环节。
 
  (7)后勤保障
 
       (8)沟通协调
 
        管理层定期召开例会,沟通情况,解决企业内部存在的问题。

 
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3、档案整理项目完成阶段流程

 
(1)工程总结,验收
  管理组在全面整理档案整理项目,完成质量检验后,对档案整理项目进行总结和初步验收。在项目实行阶段,根据外包企业的业绩和项目成果进行初步评估,出具总结报告和评估意见,提交验收委员会验收。

 (2)档案归档
项目验收完毕后,将所有项目档案收集、整理、编目、备案,集中存放,备查。
 
(3)不断优化管理流程。


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