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档案数字化管理系统


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-04 13:24

编辑:雪梨

一、优点

 

  1、远程归档

 
      比如一个建筑企业,有几个项目部分布在全国各地,这时就需要通过数字网络及时归档文件,档案数字化管理系统可以防止文件丢失遗漏。
 

  2、远程查询

 
      由于计算机网络的发展,这样可以极大地节省人们宝贵的时间资源,有的卷宗可以不用到现场就能浏览,解决了远程查阅档案的问题。可实现智能检索,检索速度快,效率高,范围广。查询快速内容全面完整:不仅包含档案目录信息,也包含了完整具体的信息内容。
 
 
       如今,大量的电子文件自然存在于每台计算机中。研究表明,企业70%的日常运营必须与各种纸质和电子子文档相链接;档案管理的数字化系统将人、信息甚至整个虚拟数据库联系起来,可以挖掘出大量潜在的有价值的信息,并将其转化为常识财富。


 
 档案数字化

 二、功能需求

      档案管理系统的设计首先要解决业务需求,基于传统的档案专业管理需求,基于信息快速传递的时代需求,以及系统运行后的数据分类保存和设置。在建设适合本单位的多媒体信息系统时,市内某建设单位从多方面收集信息,拓展设计思路,设计了多媒体信息系统的用户功能需求和系统模块。详细说明如下:
 

 1、基本功能需求

 
  (1)打印编目;(2)档案本地查询;(3)档案整理组卷;(4)汇总统计报表。
 
 

 2、六大主要功能模块
 

         文件管理、立卷管理、档案著录、档案利用、打印输出、系统设置等。
 
档案数字化
 

3、分功能模块

 
  (1)系统管理模块  
 
       档案管理信息系统应包括添加管理员用户、修改管理员用户的密码和权限、删除管理员用户等;
 
  (2)档案资料信息管理模块
 
       档案信息的输入、查询、修改和删除,包括档案的档案编号、标题、密度等级、档案类别代码、备案载体编号、归档单位、关键词、备案日期、经营者、档案的保管期限、是否有限制利用、备注等。
 
  (3)利用者基本信息管理模块
 
      对使用者基本资料的输入、查询、修改和删除,包括使用者的类别、编号、身份证号码、姓、性别、电话号码、办公地点、办理日期、借阅许可、管理人员及备注等,而这些资料是不能更改的;

 
档案数字化
 
  (4)档案资料借还管理模块
 
       利用人利用档案资料的借阅登记、删除借阅,包括利用人编号、档案资料编号、档案资料名称、借阅日期、借阅管理人员及备注等,并对其是否有权借阅进行审核;
 
  对归还文件资料进行记录输入和查询,包括使用人编号、文件资料编号、文件资料名称、归还日期和备注等;
 
  (5)系统日志模块
 
      管理员所做的任何修改和删除都应记录,该记录不得再次修改或删除,并作为历史记录保存;为文件信息操作员建立可靠的身份识别和权限控制,建立符合安全要求的操作日志,随时自动记录操作员的时间、设备和内容。
 

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