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档案数字化管理


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-04 14:10

编辑:雪梨

一、概述

    数字档案管理,就是将原始的以录音带、纸张、录像带等作为传统存储介质的各类档案材料,经过压缩、扫描、转换等过程,然后转换成了图片、声音、录像等多种载体,再通过计算机存储等管理技术,将图片、索引字段存储在光盘库、磁带库等各种大容量存储介质中,并传送到广域网、局域网、国际网、机关企事业单位内部网,从而方便用户利用各种方便的查询手段快速检索所需档案资料,实现了档案数字化管理的新要求。
 

档案数字化

二、优势

1、提高了相关制度的实行力。

    档案立卷是传统的文件管理工作中的一个重要环节,档案管理现代化也要求所有文件都要立卷归档。而档案数字化后,结合网络管理,由档案管理员将各部门已录入计算机的文件资料统一编目,这样可以提高档案归档质量以及实行立卷制度。

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2、减少了档案资料整理的工作量。

    传统的档案管理主要集中在固定时间、固定人员和固定地点。而对档案资料的鉴别、整理、归档等过程则需要花费大量的时间来完成,而且有时还会出现事半功倍的现象。
档案数字化管理,将计算机作为现代化办公的主要手段,使管理者可以通过编码和解码的方式完成电子档案的存储,并且可以利用不同的载体对档案进行储存和复制。有关部门只需将需要归档的资料输入计算机终端,并通过后台传送到档案管理终端,管理人员就可以使用计算机上的一个管理系统完成对资料的归档,缩短了工作时间,操作简单,提高了工作质量。


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3、提高了查询效率。

    当今社会经济快速发展,档案资源数量庞大,如果依靠人工来完成档案资源的查询,既费时又麻烦。数字档案管理实现后,查询者只需在指定页面上查找关键字即可获得所需的信息,提高查询效率。档案人员还将有大量的时间从事档案资源的整理、分类等基础工作。

4、很大程度加强了纸质档案原件保护。

    原件能够得到妥善保存,工作中档案的利用可以通过数字副本取代原件。因此,原件的保存时间可以有效地延长,特别是对于那些历史悠久的珍贵档案材料,经过数字化处理,无疑可以保存得更好。

 

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