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档案管理电子化


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-05 13:17

编辑:雪梨

     一、定义

  电子档案,是指利用计算机对档案文献进行分类、分层加工,使之转变为二次文献供人们利用的微机App形式的过程。电子文件、电子信函、电子报表、电子图纸等是电子文件的重要组成部分。

 
档案数字化

  二、特点

 

  1、可分离性


  电子档案的内容、结构和存储系统具有明显的可分离性特征。电子档案的内容一般是将信息转换成二进制代码,文字和图片由数字代码构成。当需要还原显示时,需要依靠计算机软硬件平台。
 

  2、依赖性


  软、硬件设备之间存在一定程度的相互依存关系,这种依存关系表现为电子文件内容的形成和处理都需要计算机设备的支撑,没有计算机等设备,电子文件就无法形成和保存,很难实现资源共享。
 

  3、不稳定性


  这些电子文档都是通过计算机数字设备产生的。所以,在制作、加工过程中,每一个操作环节或App或硬件出现问题,都会造成电子文档的损坏或丢失的现象。
 
档案数字化

  三、实施措施

  1、加强电子文件收集整理工作。


  应及时收集整理具有具体辅助作用的文件,并注明文件间的对应关系,对此类电子文件要加强管理。
 

  2、进行对电子文档的筛选分类。


  电子文件的归纳存储应满足以下要求:一是归纳时间应限制在一年以内,电子文件的最终版本应刻录存储在存储载体上,以便日后参考。目前,在网络环境下,文件业务也在大幅增长,因此采用备份的方法尤为重要。在备份工作中,应注意尽可能将原始文档和备份文档存储在同一台计算机上。二是在数量上,为了保证文件的真实性、准确性和可用性,一般需要保存两个版本,一个保存在本单位的档案中,另一个可以由相关部门保存,以保证真实有效的使用。
 
档案数字化
 

  3、重视对电子文档软硬件设施的管理。


  在App和硬件定时维护,及时修补各种App存在的安全漏洞,对电脑病毒App和防火墙及时升级,以保证在上传和下载文件过程中档案资料的安全性。
 

  4、加大对文档管理专业人员档案工作现代化的培养力度。


  不仅取决于工作人员原有的常识水平,还取决于他们的常识的更新速度。因此,有一个持续注入新鲜血液的档案管理部门,可快速建立电子档案管理。
 

  5、健全电子文档的管理制度。

 
  电子文档的管理可以建立有效的检查体系,以确保文档能够定期检查,重点检查文档的总结是否完整,文档否齐全等。

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