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档案室电子化


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-06 15:42

编辑:雪梨

一、定义及功能

 
    指利用新时代信息技术,对数字化档案信息进行收集、整理、存储和管理,并通过网络为用户提供共享公共服务的综合管理平台。根据定义,数字档案室应该具有以下六大主要功能:

1、它具有接收、存储和管理各种载体和数字文件(档案)的功能。
2、它可以与各种信息系统接口,收集多层信息,建立综合信息数据库。
3、具有有效的数据访问和查询功能。
4、数字信息的发布和传播。
5、系统后台管理和维护。
6、它具有数字化各种载体档案信息的功能。

 
档案数字化 

  二、电子档案室的建设内容
 

  1、创建一个统一的档案管理平台。
 

  档案管理系统可以集成和管理各种数字文件资源,具有采集数据、记录、分类、编目、存储、数字签名、搜索、利用、识别、统一规划、处理、网格转换、命名、转移、审核、备份、故障恢复、用户管理、权限管理等功能。
 

  2、促进档案资源建设。

 
  数字化档案室的数字档案资源应包括文书、声像(摄像、录音、录像)、科技、专门性电子档案、传统载体档案的数字化复本及数字资料等。数字化档案资源的积累与整合是数字化档案馆建设的重要内容,直接影响数字化档案馆的推广和应用。

 
档案数字化 

  3、实现自动管理

 
  建立文件动态管理模块,对现有文件的接收、版本控制、发往、电子签收、在线接收和在生产现场二次分发、在线检索利用、失效回收、内部批阅、信息反馈、归档整理和发往等全过程进行全面、动态管理、全程监控和跟踪。
 

  4、集中档案数字化流程


  对各类档案业务审批流程进行了全面梳理,包括各类档案利用审批、文件流程管理发放申请、复制审批等流程,并整合进档案管理系统。
 

  5、条码综合管理系统。
 

  将条码管理系统与档案管理系统集成,借助于条码管理,能快速了解各档案文件的属性信息,经过系统集成,文件出库速度大大提高。
 
档案数字化

  6、档案管理系统和工卡系统进行集成开发。

 
  工作人员凭工卡可完成档案的借阅、归还、领取等各类业务,方便了档案业务的办理。制止非法用户非法登录,强化保密管理;
 

  7、信息的输出必须受到严格控制。

 
  建立数字文件输出系统,根据机密要求设计自动审批流程,实现文件管理系统子文件印刷、刻板等集中控制输出。
 

  8、完善制度。

 
  包含档案管理系统使用规范管理规范、电子文件管理规范、网上查阅规定、电子档案输出管理规定等。加强电子档案管理的科学化和规范化。


 
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