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纸质档案电子化


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-06 16:16

编辑:雪梨

一、意义

 

  1、纸质文件原件得到有效保护


  (1)电子化的副本可代替原件使用。

  对于需要长期储存的重要文件,可以通过数据备份制作很多副本,存放不同地方,从而减少了原件的使用频率,避免了丢失及磨损。

  (2)修补档案资料模糊褪色的痕迹。

  部分档案材料因纸张、字迹、保管条件等原因,字迹已褪色。利用计算机扫描技术,将档案数字化,再用计算机图像处理技术将褪色的笔迹复原。

 
档案数字化

  2、能改善档案的利用方式


  (1)不需要再使用“单机版”

  可达到多人同时共享一个文件,摆脱“信息孤本”。

  (2)电子图像文件可以通过计算机网络在不同的地方传输。

  用户可以通过计算机使用档案库中开放的档案。

  (3)不受时间限制

  利用者可以“随心所欲”使用已开放的档案信息资源,不受时间约束。

  电子文件是电子档案走向数字化的坚实基础。毫无疑问,数字档案馆是未来各级各类档案的发展方向。目前对其具体的组成结构、组织管理模式仍处于探索阶段。但它“收藏”的电子特性是肯定的。电子档案将成为传统纸质档案馆藏体系的重要组成部分。

 
档案数字化

二、实施方向

 

  1、整理、分类档案,建立科学合理的档案目录


  档案目录应包含档案的全部信息内容,不仅要对档案进行精细、科学的分类,同时还要能反映出纸质档案存放的地址,以及每一部分内容存放的书册和页码范围。
 

  2、按照档案目录,对档案进行数字化和电子化处理


  在第一步的基础上,根据档案目录的分类,对档案信息的各个内容进行数字化和电子化,有两部分工作。一方面,将文件中的简单文本信息电子化转换成word、excel等电子文档的形式;另一方面,档案中的协议、合同等具有重要特征的文本信息通过扫描转化为电子图片。
 
档案数字化

   3、总结形成的各种电子文件,检查审查,归档纸质文件


  在第二步完成的各种电子文件总结成录中,在总结过程中进行数据检查审查,确保电子文件信息的正确性,同时完成纸质文件的归档。
 

   4、对电子化档案建立科学的检索方法


  纸质文件数字化、电子化完成后,科学地将其内容与目录联系起来,建立科学高效的搜索方法。

 

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