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人事档案电子化管理


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-07 16:32

编辑:雪梨

一、传统人事档案传统方式存在问题

 

  1、档案的收集范围不够宽泛

 
  人事部门的主要工作是负责本单位人员的档案,但现在社会上有一种现象。他们对单位领导和高级干部的数据收集非常完整,但是对一些普通员工数据的处理却很粗心,有些甚至没有收集到所有最基本的信息,更不用说一些单位的鉴定和评估数据等。招募员工时,档案的收集并不严格,除了一些与身份有关的资料,其余信息几乎不收集。
 

  2、人事档案资料信息更新速度较慢

 
   双方当事人应对各自的档案资料进行及时补充,保持信息资料的更新。但在现实生活中,要实现信息的持续更新是一件非常困难的事。普通人事档案中的材料包括毕业情况、入党情况等,这是一些过去的材料,但是对于工作以后,它并不能反映当事人最近的工作情况以及一些奖惩情况。因为资料搜集程度较难,一般有关人事工作人员要花较长时间才能对资料进行更新,这更反映出资料补充及更新的时滞。
 
档案数字化

  3、档案材料的可靠性不高

 
  人事档案以真实情况为依据。失去了真实性,就失去了存在的意义。一份错误的人事档案很可能会造成严重的后果,有时甚至会毁掉一个人的一生。但是社会上还是有很多人事部门没有意识到事情的严重性。档案和资料的审查相当宽松,一些虚假材料被混在一起,这表明他们对他人不负责任。在一定程度上影响了社会的公平,比如:假学历、退休时间、社会福利等等。
 

二、人事档案信息化管理的必要性
 

  1、扩大信息收集范围
 

   建立电子档案信息数据库,可以很好地扩大信息收集范围。当要求单位人员填写档案时,应设置一些有用的信息作为要求项目,以尽可能保证信息的完整性。不仅要求单位领导和高级管理人员填写完整,小职员也要一视同仁。人事部门的人员除了收集毕业证书、学位证书等证明材料外,还应对员工材料的各个方面有一定的了解,并保存在综合档案中。
 
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  2、完善电子信息系统,加快信息更新速度

 
   随着人口的增长,人事档案管理越来越困难。为了有条不紊的进行管理,需要实施信息化管理。在这个信息时代,速度是它最大的特点。只有借助计算机网络,人事档案管理才能与时俱进。对于一些大型企业来说,如果仍然使用传统的文件管理方法,会浪费大量的财力和物力,效果并不如预期。因此,只有不断完善电子信息系统,定期统计和更新单位所有成员的档案信息,并保存在数据库中,才能及时更新信息。
 
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  3、加强检查,提高数据的准确性

 
   与传统方式相比,它可以利用先进的电子技术对填写的信息内容进行快速审查,并利用互联网上的信息数据库对一些可疑和不确定的信息进行多次调查和审计,从而获得最准确的信息。而且其工作的科学性和规范性原则在考试强度上更为严格,不同程度地体现了公平性,使档案更加可靠。

 

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