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会计档案管理电子化


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-09 18:47

编辑:武松

      一、案例

 
  中国联通,国内最早推行电子会计档案管理的企业之一,在积极推进会计档案的
电子化管理上做了许多开创性的工作。结合其业务财务一体化平台的搭建和运行,探索确立了“实物、系统、人员”三位一体的管理机制,实现了会计档案标准化。

 

 会计档案管理电子化 - 档案常识库

  借助中国联通统一建设的数字化档案管理系统与大型ERP系统对接,大型ERP系统固化了企业的业务流程,完整记录了收入、采购物资管理、工程管理、日常运营等业务活动过程中产生的相关信息,建立了从会计原始凭证、记账凭证、会计账簿到会计报表等内部风险控制流程。通过业务系统与财务系统的无缝连接和自动会计规则的定义,自动处理从获取原始凭证到形成最终财务报告的整个过程,使会计信息相关、完整、准确。
 
  关于信息安全,大型ERP系统在建立之初就融入了企业的整个信息安全架构中进行管理。从系统的规划设计、建设实施和运行维护全过程,到管理体制、操作流程、安全技术等各个方面,贯彻安全保密的要求,强化安全保密管理,构建了一个贯穿整个网络的信息安全与信息保密体系。
 
  在此阶段,广西联通实现了记账凭证、总账、明细账、日记账、大型ERP系统生成的各种原始凭证和银行回单的电子化保存,大大节省了纸张和IT耗材的成本。作为一个例子,区企业总部实行会计档案电子化后,第一季度的凭证数量比一年前下降了2/3。

 

 原则

  二、原则

 

  1、安全性

 
  纸制文件应加强防盗、防火、防潮、防鼠等方面的防范,电子文件更应严格控制风险,从病毒防范、存储介质保管、网络安全等方面保障文件的安全。利用入侵检测、防火墙、加密和防病毒等技术手段,减少对计算机网络的攻击和侵害威胁,保证系统的安全运行。与此同时,也要加强工作流程的监管,确保会计信息安全运行。通过对工作流程的监控管理,既保证了会计电算化档案完整、完整、真实,又保证了系统安全稳定运行。
 
  为确保数据安全,必须采取双机热备份、内网外网物理隔离等措施,设置完整的权限系统,配备专业人员进行维护管理,建立健全档案数据中心,确保信息安全。
 

  2、保密性

 
  泄密会给银行、员工和客户带来不可估量的损失与风险,因此,应从提高员工素质、加强人防、技防、物防等多方面入手,做好会计档案的保密工作。
 

  3、规范性

 
  财务档案存放管理要严格、规范、规范,要符合财政部门的有关规定。
 

  4、兼容性

 

 兼容性
  会计档案的管理也应做到开放包容,既保留传统纸质档案的必要存在,又大力发展电子档案和信息数据库。即使在未来的发展中,也可能出现数字文本、虚拟档案和模拟视觉技术档案。
 

  5.智能性

 
  (1)会计档案入库管理实现智能化。
 
  借助智能数据存储介质、快速扫描、自动数据归档保存等先进技术,在日常办公中实现实用价值。
 
  (2)查调阅实现智能化
 
  利用互联网技术和现代电子传输技术,实现内部资源共享和外部授权限内查询的功能。
 
  

推荐:电子档案管理系统
 

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