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业务档案电子化系统


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-09 18:51

编辑:武松

 
 

     一、操作背景
 

   目前企业档案纯粹是手工管理,档案按时间和种类分类,定期由各营业厅收集,装订成册后存放于档案室,用于手工保管。文件量大,检索查找困难。在处理顾客投诉时,要找业务档案时,不能迅速找到档案的位置,影响了处理效率,降低了顾客满意度。

 

 业务档案电子化系统 - 档案常识库

  二、建设目标

 
  通过规范和完善业务档案管理流程,实现精细化档案管理,实现业务档案的电子化存储和检索。加强业务档案审核和审核,提高档案审核效率,减少档案查找时间,加快客户投诉处理,提高客户满意度。
 
  

  三、系统功能

 

  1、业务单据扫描录入

 

 业务单据扫描录入
  该功能主要是将纸质单据扫描输入到电脑,并建立目录页与之相对应。
 

  2、电子单据自动识别

 
  形成的电子单据可以自动识别调取,供使用者使用。
 

  3、稽核管理

 
  单据形成后,需要有稽核程序才可生效为有效单据,并且应设置审核不通过选项。
 

  4、查询统计

 
  通过这个功能,并与对客户档案进行查找,可以很好地对客户信息进行统计分析。
 

  5、归档管理

 
  电子档案使用完毕,通过这个功能归还档案,保证档案信息安全。
 

  四、创新

 

 创新
  1、健全业务档案管理流程,明确业务档案管理中各岗位职责。
 
  2、通过扫描和OCR技术,审核人员可通过与系统接收流水进行比对,快速找到未提交扫描存档的纸质业务档案,确保纸质业务档案的完整性。
 
  3、与系统受理流水的比较,检查员可以迅速定位未提交扫描备案的纸质业务文件,保证纸质业务文件的完整性。
 
  4、利用用户的手机号码,可以方便地查询到用户的全部电子商务档案,可以对用户人群地域等进行分析,为下一阶段的生产销售阶段提供参考数据等等吧,大多数问题都可以通过电子商务档案来解决。
 
  5、如需使用纸质单据,可查找单据所属的包装号码和存放地点,以便迅速查找。
 

  五、反馈

 
  项目实施后,业务档案管理流程得到规范和完善。利用日益成熟的光学字符识别技术和大规模图像信息存储和检索技术,实现了业务文件的电子存储和检索,加强了业务文件的验证和审核,提高了文件检索的效率,减少了文件搜索的时间,加快了客户投诉的处理速度,提高了客户满意度。
 

 

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