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档案电子化管理之后带来哪些好处


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-11 10:12

编辑:武松

     1.提升档案管理应用时间

 
  参加档案清理核查时发现,现有档案材料多为纸质,经过长时间翻阅,部分档案材料出现纸张变黄、字迹褪色模糊、破损失真等现象,直接影响到档案资料的全面性和准确性。但在数字化背景下,通过运用电子信息技术,可以在扫描仪器的帮助下,将传统的档案纸质信息扫描上传,形成电子档案,存储在计算机中,使人事档案信息得以长期保存。

 

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  2. 提升档案信息应用效率

 
  运用数字信息技术,可以有效提高档案管理过程中档案信息的保存量。以往对档案相关信息的查询需要在纸质档案中慢慢找到,在档案数字化管理应用过程中,通过检索、查找关键字,可以及时准确地找到所需的档案信息。与传统纸质档案相比,能快速、准确地找到所需资料,随时随地查询,更加方便快捷,有效节约了档案检索时间,从而也减少了档案管理员的工作量,提高了档案管理的效率和水平。
 

  3.增加档案信息保密性

 

增加档案信息保密性
  与传统纸质人事资料相比,将数字信息技术应用于资料管理工作,将重要资料保存在硬盘中,加密保存人员资料信息,有效提高资料保密性,保证人事信息整体安全。
 

  4、信息的及时性和利用率得到提高

 
  在档案管理中充分利用和发挥计算机系统和App的潜力,对档案信息进行快速整理归档,一方面可以较快地完成信息处理程序,实现一次投入,多次输出,另一方面可以大大缩短二次文件信息的处理时间,提高档案信息的及时性,同时也大大提高档案管理工作的质量和利用效率,使档案在为社会服务、为人民服务过程中,发挥更好的时效价值。
 

  5、减少劳动强度,实现档案信息电子化

 

减少劳动强度,实现档案信息电子化
  实现按“卷”进行立卷归档向按。“件”整理归档方式的改变,使档案管理员在具体工作中免于立卷归档、检索查找、随机性地对文件进行整档,不仅使以往集中工作量变为分散工作量,而且大大减轻了他们的劳动强度,为档案管理员提供了一条快捷的信息通道,使档案管理员工作能够及时归档,大大方便检索利用。
 

  6、保证信息的完整性和安全性

 
  可以使文件不形成积件,只需做一点小动作—按一下键盘,即可实现档案日录的修改,进而随时对档案信息进行补漏增缺,既省时又省力。与此同时,档案信息电子化,是把文件按“件”分类整理、管理、归档,使利用者在查询、检索时,一方面仅利用一卷文件,即得到一卷文件的全部内容,另一方面又不能与其他文件取得联系,从而达到档案文件需要保密的目的。
 
  
 

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