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档案电子化要求


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-12 09:44

编辑:武松

  
 

  一、档案交接

 
  在移交过程中,双方需要对移交的档案资料的种类、数量等资料进行核对,交接时要逐个清点,确认无误后要记录书面资料并签字确认。

 

档案电子化要求 - 档案常识库

  二、案卷整理

 
  卷中文件排序应遵循文件顺序形成规则,并按上级要求进行整理,保持文件间的有机联系,便于保管和使用。
 
  1、封皮要打印整齐,并且要包含所有的信息。
 
  2、编卷目录要详细、规范,题名要完整、准确,与索引项相对应。
 
  3、装订物影响扫描工作的文件,必须拆卸装订物。拆卸装订物时,请注意不要损坏文件,不要切断文件。
 
  4、损坏严重、无法直接进行扫描的档案,应先修复原貌。
 
  5、页码必须根据纸质材料每页上的要求进行编制,连续、不可恢复、缺失,页码的位置相对固定。同时,电子图像需要反映页码。
 
  6、归档文件幅面以A4规格为准。
 
  7、所收集文件资料无内容、不清楚或有破损,须经单位主管确认。没有内容直接删除,内容不清楚或文件破损应作相应处理。
 

  三、数字化扫描

 
  1、扫描前检查文件目录是否与实际内容一致,完成拆分扫描,保证纸张流畅。如果扫描的图片序列与原始文件序列不一致、不清晰,应及时调整。
 
  2、使用最可靠的扫描设备和扫描方法完成文件扫描。
 
  3、扫描仪应根据纸的质地,底色,厚度。等因素,设定最优的明暗度和对比度,以保证原扫描图像与原稿相符。
 
  4、利用高速扫描仪扫描,尽可能保证纸张在扫描时的摆放正确,减少后处理造成的图像失真。
 
  5、扫描颜色模式。扫描方式为黑白模式。如有特殊情况,由单位决定扫描使用彩色或黑白模式。
 
  6、扫描清晰度。扫描仪的分辨率不能低于200dpi,可以适当提高分辨率。
 
  7、扫描出文件的格式。将其保存为TIFF格式,并减少容量。扫描完的每一个电子文件按照对应的目录层次按照要求分发共享目录。
 
  8、扫描后的文件需再次检查,以确保图像完整无缺漏。
 

  四、影像优化

 

影像优化
  1、纠偏:确保图像拼接信息完整。
 
  2、去污:对于图片页上出现的影响图片质量的杂质等要进行去除操作。。
 
  3、服务单位需要进行二次核检以确保影像的质量及完整性。
 

  五、本地索引著录

 
  1.图像第二次优化检查后,即可进行索引链接。
 
  2.输入的信息必须与扫描图像中显示的信息完全一致。
 
  3.所有索引条目应按要求与纸质材料对应输入,不得遗漏。
 
  4.标题的输入要完整、详细、准确,相应的密级分类要选准。
 
  5.输入的页码与图片顺序一致。
 
  6.索引完成后,服务单位需要检查条目两次,以确保条目的准确性。
 

  六、提交线上索引

 
  1.在提交数据进行在线索引之前,可以对索引描述进行两次检查。
 
  2.在线索引是通过现有系统在线进行的。应充分考虑网络延迟、网络故障或索引期间提交失败等因素。
 
  3.在线索引完成后,服务单位需要对索引著录两次检验。
 

  七、案卷装卷归档

 
  1、按整理顺序装订成册。
 
  2、装订文件左下方对齐,两面成直角,三孔一线。
 
  3.对于某些页在装卷时必须折叠的情况,应本着尽量减少折叠痕迹的原则,尽量不要折叠可以折叠的页。
 

  八、档案移交

 

档案移交
  1、交接应双方在纸质表格签字。
 
  2、对电子档案的移交,应按要求刻录光盘,然后进行移交登记。
 

  九、质量管理

 
  1、注重档案资料在运输过程中的安全;
 
  2、应从自身技术、优势等方面论述如何保证项目的进度控制和效率;
 
  3、要考虑信息系统是否具有良好的业务兼容性。
 

  十、校验要求

 
  1、对扫描处理后的图象页面进行检查,对文件的拆分、扫描、修改、去污处理等质量进行全面检查,对不合格的图象页面进行重扫、补扫等操作。
 
  2、检查每一份文件实际扫描页数与纸质文件页数是否一致。
 
  3、确保文档信息和索引项与实际数据保持一致。
 
  
 

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