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户籍档案数字化


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-13 14:41

编辑:武松

  

       一、工作内容

 
  因户籍档案整体基数较大,短期内一次完成全部档案数字化处理任务十分困难。应根据户籍档案的分类、利用范围、使用频率及政策要求等因素,科学合理地分阶段、分层次地开展户籍档案数字化处理工程。

 

户籍档案数字化 - 档案常识库
  经过大量数据分析,第一类常用表保存量最大,使用范围和频率最高,而且纸张损坏严重,因此建议户籍文件中第一类常用表优先数字加工。
 
  第一类常规表第五代,目前只对搬迁和死亡常规表进行备案组卷,还有大量的第五代常规表需要实时更新和更改,所有扫描都会增加重复工作量和修改难度。常规表第四代开始使用新表,纸质文件质量比较好,内容填写规范相对来说,前三代表需要优先数字加工,其理由如下:
 
  1.前三代常表使用频率较高,实际使用价值日益明显。
 
  2.第一代常表使用60到70年前的纸张,湿气、昆虫、频繁阅读等因素使其破损严重。。
 
  3.文字褪色,斑点模糊,不易辨认。
 
  4.第一二代常表组卷盒装情况较少,一般按原样存放,台账目录信息不全,不便于查阅和寻找。
 
  5.前三代常表格式不规范,有一表多人信息的情况,内容包括常规表、转移、注销、变更等多种信息,检索验证复杂,效率低下。
 
  因此,户籍档案中第一类常住居民登记表的前三代是数字化处理的;做一个更详细的项目前分析。
 

  二、难点及解决

 

难点及解决

  (一)难点

 
  1、组卷方式:新旧卷组卷有不同的方式。
 
  2、装订方式:1.1三孔一线,2.2孔一线,3胶装粘胶,4胶内订外贴等。拆装卷会对档案造成一定的破坏,旧档案一代常表封皮为户表信息。
 
  3、纸张质量不统一:纸张存在薄,软,易损等问题。老常表户表主页厚牛皮纸裙皱折情况,个别证明材料纸张极薄,难以扫描。
 
  多重折叠:造成原件扫描工作难度增加,折痕依然会留下阴影。
 
  字迹不清:出现了许多难辨、模糊、简化、繁体字等,增加了认识鉴别困难影响信息提取,增加了著录时间,影响工作效率。
 
  5、笔迹问题:多种颜色的笔迹(红黑蓝)、铅笔笔迹
 
  6、目录信息与原文信息不一致。
 
  7、页码不完整:旧文件是手工写的,有断页跳页的情况,页码有断号和漏号的情况。
 
  8、个别重要文件原件丢失,卷内为复印件或印刷品,如个别常规表。

 

个别重要文件原件丢失

  (二)解决办法

 
  1、统一格式如下:分类编号-目录编号-案例编号-顺序编号(零件编号或页编号)
 
  2.常规表格应拆卸和扫描,其他类型应根据纸张和粘贴情况进行研究和决定。
 
  3.压平加冕处理
 
  4.字体识别需要与户籍警察协调,并使用简体字进行输入。
 
  5.使用彩色扫描。重叠字迹和覆盖颜色会增加扫描分辨率。
 
  6.重新编辑目录。
 
  7.重新编号。
 
  8.需要经过查询和确认后扫描和输入。

 

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