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档案电子化管理的意义


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-14 10:06

编辑:武松

  
 
  在现代社会中,档案信息的电子化管理具有重要意义,本文总结如下四点。

 

档案电子化管理的意义 - 档案常识库

  1、增强档案资料收集的及时性

 
  能够远程收集和管理这些信息。如相关人员信息丢失或变更,可申请管理人员通过网络随时进行补充和变更。关于档案信息的查阅和利用,传统的纸质档案的使用往往需要到当地查阅一系列档案,然后一一查阅,十分费时费力,而且在使用过程中极易丢失,造成许多麻烦和损失。
 

  2、提高了档案信息资源的利用率

 

提高了档案信息资源的利用率
  由于我国人口众多的特点,档案工作基础薄弱,管理中存在许多问题,工作繁琐而复杂。用传统的纸质档案来管理信息,往往是文件堆积如山,灰尘乱飞,利用起来特别麻烦。许多档案自建原地堆叠,资料不能及时更新和妥善管理,当需要查阅和变更档案时,往往已经破损或丢失,需要重新归档,在这一过程中很容易造成资料的错误和丢失。有些档案长期被尘封,失去了应有的利用价值,给社会带来不必要的损失。而且采用了档案信息电子管理,当需要查询和收集某些信息时,只需使用计算机进行简单的检索,各项信息就一目了然了,人们可以根据自己的需要,自由选择合适的资料。
 

  3、加强了档案信息保密工作

 
  档案信息是有关工作人员和事件历史真实状况的反映,不可以更改和丢失,传统式的纸质档案存有挺大的难题,非常容易造成信息的遗漏和丢失,并且只能整本提供,保密性较差,档案信息的电子化,不但能够使档案保存井然有序,并且能够单一的档案单方面的信息提供,提升了档案所有信息的保密性。

 

加强了档案信息保密工作

  4、对交通规划、勘察设计领域的研究意义更大

 
  档案资料的完整、清晰,有利于相关人员严格控制项目过程,实现对项目质量的有效监督,是不可缺少的重要文件材料。而在生产经营过程中,有关的档案资料主要包括:项目的立项、申请、可行性研究报告、实施方案、设计图纸、项目所需的专用仪器、设备及参与人员等,这些资料是项目实施过程中的基础和强有力的保证,也是项目严格保密的必要条件。

 

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