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档案信息电子化问题之我见


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-15 15:14

编辑:武松

        一、问题

  1、人员常识素质水平有待提高

 
  
电子档案的管理需要高素质的人才,特别是计算机水平和网络检索能力较强的专业人才。当前,我国许多地方档案管理人员计算机应用水平有限,对档案信息电子化管理的重要性和实施方法缺乏充分认识和把握,严重制约了其工作的开展。

 

 档案信息电子化问题之我见 - 档案常识库

  2、缺乏制度支撑

 
  一个合理有效的管理体系可以促进电子档案信息管理的广泛实施。一些单位虽然具备了电子档案信息管理的条件,拥有先进的设备和优秀的人才,但由于体制不顺,造成档案信息管理混乱。缺乏合理的共享机制,是对档案的管理还是只管部门的档案,无法实现人才的有效利用。
 

  3、电子文件不安全因素

 
  电子文件长期保存具有传递快捷、内存小等显著优点,但也带来了一定的不安全因素。例如电子文档依赖于硬件设备,无法直接阅读,容易被修改,信息和载体分离,数据丢失,病毒攻击等。
 

  4、电子化档案的利用率不高

 
  虽然办公自动化系统已经实施了很长时间,但许多人还没有提高对电子文档管理的认识,人们仍然延续着传统的观念和管理模式。无论是文件的借阅和检索都是人工完成的,计算机在整个过程中的应用仅限于记录人、编辑和打印。人们只看到了触手可及的有限文件,而忽略了以网络形式传输的资源的巨大宝库,不仅消耗了人力物力,而且由于电子文档开发不当,造成了双重浪费。
 

  5、档案App没有信息管理功能,通用性不足

 档案App没有信息管理功能,通用性不足
  档案部门使用的计算机型号、规格各不相同,各自开发的App也大不相同并且不能互用,而且目前还没有一个计算机管理App,既适用于信息检索,也适用于档案信息管理系统,无法利用计算机完成信息管理工作,无法迅速出版档案资料编辑成果,制约着档案管理工作的电子化进程。
 

  二、专家看法

 

  1、加强工作人员的素质建设

 
    电子档案管理需要专业人才,并结合电子档案管理的具体要求,有针对性地开展相关培训,以满足电子档案管理的需要。另外,对现有的档案管理人员,加强计算机水平、网络检索和使用能力的培训,满足了档案信息电子化管理的要求。
 

  2、完善档案信息电子管理系统

 完善档案信息电子管理系统
  合理的制度可以保证工作有序有效的完成。在保证完善的档案信息电子设施和人才的情况下,相关部门也要建立健全管理制度,统一规范档案信息的收集、整理、录入和保存,确保档案管理有序进行,保证资源和人才的合理利用。
 

  3、健全设施

 
    为加速档案信息化进程,各单位应根据自身实际情况,完善相关设施。与此同时,加大档案信息电子管理App的开发力度,以适应各企业的实际情况,达到管理工作实效,提高档案信息利用效率。近年来,计算机的更新速度越来越快,科技信息水平不断提高,档案信息电子化管理工作也应与之同步,以求更好更快地发展。

 

推荐:电子档案管理系统

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