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电子档案管理办法


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-15 15:26

编辑:武松

  一、电子档案原则

 
  1、在电子文件的形成、积累、鉴定、归档和保管等方面,实行全程管理,确保工作的连续。

 

电子档案管理办法 - 档案常识库
  2、电子档案形成部门应提供帮助和扶持,档案部门要进行引导与监督。
 
  3、归档时间、归档范围、技术环境、相关App、版本、数据类型、格式、操作数据、测试数据等。应明确规定,以确保电子档案的质量。
 
  4、为了确保电子档案的可利用性,从电子档案的形成到归档,都应有严格的管理制度和技术措施,以保证其信息的真实性、安全性和完整性。
 
  5、归档的电子文件中有纸质或其他载体形式的相应文件时,其内容、相关说明和描述应当一致。
 
  6、具有保存价值的电子文档必须及时生成纸质文档等拷贝。归档时,电子文件必须与纸质文件等相应的一起归档。
 

  二、电子文件的整理

 
  电子文件的整理应根据内容、存放期限、密级等因素相对集中。
 

  三、电子文件的归档

电子文件的归档
  符合归档条件的电子文件,应当按照档案管理要求的格式保存到可以长期保存的离线载体上。。
 
  1、归档按照电子文件的归档范围的划分
 
  2、归档应实时进行
 
  3、有效性和完整性鉴定。
 
  4、保管期限的划分。
 

  四、电子档案的移交与保管

 
  归档后的电子文件按照有关规定移交档案管理部门,作为电子文件进行保管。
 

  五、检验

 
  1、质量

 

    载体是否有划伤,是否干净安全;核实电子档案的完整与有效。审核手续;核实登记表、App、说明资料等是否齐全;将检验结果填人电子档案人库登记表。不合格的应退回,重新制作。
 
  2、安全

 

    验收载体上的划痕,是否干净;是否有病毒;检查电子文件的完整性和有效性;验证登记表、件、说明资料等是否是完整的;用检查结果填写电子档案库登记表。如果检查结果不一致,则应将其返还并重新制造。交接手续受理后,档案保管部门在电子档案库登记表上签字盖章。两份,一份用于电子文件形成单元,一份用于自存。
 
  3、保管要求
 
  (1)备案载体应做好防写处理。
 
  请勿摩擦、刮擦或触摸记录涂层。载体应直立存放,以防止灰尘和变形。
 
  (2)环境温度的选择范围:14℃—24℃;相对湿度选定范围:45%—60%。
 
  (3)储存时远离强磁场,远离有害气体。
 
  4、存效性保证

 

存效性保证
  (1)满1年,检查并登记电子文件涉及的成型单位和文件保管部门的设备更新一次。
 
  (2)满2年,进行机器可读的抽样检查。如果发现问题,应及时采取恢复措施。
 
  (3)保留原载体至少3年:更新设备环境时,应确认库存承运人和新设备之间的兼容性。不兼容的,应当转换电子档案载体,同时保留原载体至少3年。
 
  (4)满4年,磁性载体上的电子文件每四年转移一次。
 
  (5)定期检验结果按实际情况填写电子档案管理登记表。
 

  六、利用

 
  电子档案的存储载体不得外借,使用时应当使用复印件,并遵守保密规定。用户应当在授权范围内使用电子档案。有保密要求的电子档案在上网时必须符合国家或部门的有关保密规定,必须有健全的安全保密措施。

 

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