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电子化档案管理的优势


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-16 15:51

编辑:武松

  电子档案管理以计算机技术、网络技术和大型数据库为基础。传统的纸质档案通过计算机、扫描仪、数码相机等工具转换成电子形式,存储在大型数据库中。档案管理采用专用系统App,通过局域网和互联网实现与外界的互动交流和资源共享。与传统的文件管理方法相比,电子文件管理具有以下优势:

 

电子化档案管理的优势 - 档案常识库

  第一,存储密度高,容量大,占用空间小

 
  例如一个5.25英寸94MB的标准光碟,如果打印出相当于40,000张A4纸的汉字,它可以储存4亿7千万个字符。国家档案馆的所有档案资料一次就能保存下来。这是纸档案无法与之相比的。
 

  第二,储存质量高,使用寿命长,可靠性高

 

电子档案在录入、扫描
  电子档案在录入、扫描、数码拍照时,对因损坏、褪色、污染、浸泡而模糊不清的纸质档案,可通过专门的修复App进行净化,并可进行剪切、校正、拼接、放大、压缩,极大地提高了档案的质量。使用CD时,是无任何机械磨损的非接触式读写操作;光盘表面的介质矫顽力高,抗污染能力强,光盘数据的重写需要600℃的高温,所以光盘不受一般磁场的影响。光盘可以提供大量真实、准确的文字、图片、声像等拷贝,管理人员无需出借原始文件,从而将触摸、污染、静电、复印、照明等对原始文件的损害降到最低。
 

  第三,检索快速,操作简单

 
  因为电子档案能提供一套档案分类检索系统,并能用计算机识别的编码对地名档案信息进行记录,所以可以实现地名档案的快速、明确检索。与此同时,电子档案管理系统使查询工作变得简单、方便:查询人即使不掌握所查询档案的类别、编号等标准查询路径,也可以通过标题、正文部分内容和年份、印发机关、编辑等关键字进行多个线索的模糊查询,最终也能查询到所需的信息。更方便的是,这些查询大多不需要管理员的帮助,而且查询者基本上可以自己操作。

 

电子档案能提供一套档案分类检索系统

  第四,具有强大的自动统计运算功能

 
  通过庞大的计算机管理App处理系统,可以将电子档案按照图文、年份、文号、保密、紧急、发文机关、主要发文机关等进行多维度分类。,并且可以自动实行多个计算和统计。正是因为计算机,才省去了枯燥繁重的人工统计计算工作,使档案的编研更具深度和广度。

 

推荐:电子档案管理系统

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