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建设档案电子化实施方案


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-18 14:11

编辑:武松

       一、项目背景

 
  目前,为了从档案建设、管理和利用等方面达到国家规定的单位档案建设一级标准,各大单位急切需要重新部署和实施档案管理制度。
 
  单位档案来源:一般一个是企业上级和政府机关的档案;另一种是内部机构和下属单位生成的文件。内部设有办公自动化系统和档案管理系统,可实现文件的流转、审核、管理等功能。

 

 建设档案电子化实施方案- 档案常识库

  二、建设要求

 
  (1)在OA系统中,由于档案管理系统的建设,处理完的文件需要将其信息和电子文件转换成OA文件,从而实现与OA系统的连接,通过这一过程实现文件与档案之间的转换,从而实现文件与文档的集成。
 
  (2)在原档案系统中,输入数据和电子文件需要转换为档案管理系统,从而实现对已输入文档数据的电子复用,减少了对以前工作成果的损失,减少了工作量。
 
  (3)企业既要解决数字化转换和纸制材料的处理问题,又要解决声像资料等档案信息资料的数字化转换和处理问题,建立档案数据存储备份系统,对数据和影像文件、多媒体文件进行集中存储,统一调用,资源共享,集中维护,实现全企业的档案信息资料管理和利用。
 

  三、建设目标

 

 建设目标
  在需求分析的基础上,制定了档案管理系统工程的总体目标:规范档案管理模式;制定了数字化档案管理规范,提出了相应的解决方案;制定了数字化建设(硬件、App)系统工程。
 

  四、总体功能设计

 
  系统设计目标是达到国内一流技术水平,并形成为一个以档案系统为核心的档案文件中心。
 
  (1)为重要档案的数字化处理、收集,提供高质量的保存和管理,并通过查询提供多媒体信息检索服务,促进各种信息高效、经济地传递,为企业发展服务。
 
  (2)它是一个可扩展的网络应用系统。其功能包含档案数字化处理、数字档案信息的收集、处理、大量存储、归档、组织、发布、利用和管理的全过程。包括可互操作的多媒体资源系统。
 
  (3)建立数据交换平台,一次性导入文件管理系统原始数据,定期导入办公自动化系统中的电子文件和相关数据信息。

 

 建立数据交换平台

  五、总体设计方案

 
  根据企业档案管理现状,利用企业内部局域网和企业内部广域网两种方式,建立企业档案子系统如下:
 
  1、档案采集。
 
  2、档案管理。
 
  3、档案利用。

 

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