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人事档案的电子化发展趋势


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-18 14:17

编辑:武松

         一、发展状况

 
  电子档案与传统管理模式相比,其处理能力强,保存、查询更方便。电子档案管理已成为一种发展趋势。电子管理模式下,无论是档案信息采集工作,还是档案查询工作,均可直接使用计算机进行,既节省了整理档案的时间,简化了流程,又提高了工作效率和质量,有利于事业单位工作开展。

 

 人事档案的电子化发展趋势 - 档案常识库
  同时,传统纸的文件管理内容复杂,纸的文件保存也占有空间,可以说需要时间和劳力。但是,电子管理模式完全垄断了传统的文件方式,充分弥补了纸质保存不便、查询效率低等不足,利用电子平台完成。
 
  因此,电子档案管理不仅可以缓解档案工编辑压力,而且能够适应新时代需求,对于改进档案管理工作具有十分积极的意义。
 

  二、电子化建设趋势

 

  1、电子化档案管理系统更健全

 
   单位要充分认识到电子档案管理的价值,为人事档案管理奠定基础。第一,基于事业单位内部情况,构建集共通性和个性化于一体的电子档案管理系统,既要实现档案管理的共通性,又要设置满足单位实际操作需要的功能,使电子档案系统更符合人事档案管理工作的需要,从而构建出先进的档案管理系统。
 
在电子档案管理建设同时,既要重视系统的实用性,保证档案管理员能应用系统,又要重视人事档案信息的保密,保证员工个人的信息安全,这样才能符合事业单位发展的需要。

 

 电子档案管理建设

  2、基础设施建设更完善

 
  在利用人事档案管理工具时,也应不断优化升级,将一些陈旧陈旧的设备进行淘汰,配置性价比高、符合档案管理需要的工具,既要充分考虑经费问题,又要最大限度地满足档案管理工作的需要,确保档案管理工作质量。App和硬件是电子档案建设的基础条件,通过提高App和硬件的配置能力,为档案管理工作的顺利开展奠定环境基础。
 
  例如,对于事业单位来说,可以推进电子App的更新,建立优质的电子网络信息,加强管理者的电子技能。另外,通过明确、分层文件管理的工作,规范管理的行为,提高事业单位的文件管理能力。

 

 推进电子App的更新

  3、档案管理者的电子化建设能力得到培养

 
   专业人力资源是电子文件管理建设的基础力量,也是开展电子文件管理需要关注的问题。目前电子文件管理人员不足,部分老员工缺乏电子专业常识,影响了电子建设的开展。因此,机构可以根据员工的基本能力,聘请专业讲师培训电子管理技能,从而提升档案管理人员的电子管理技能。此外,事业单位还可以积极开展电子技术人才招聘,建设专业管理团队,激发档案管理部门的新鲜力量,活跃管理部门的工作氛围,提升电子档案管理水平。

 

推荐:电子档案管理系统

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