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人事档案电子化利弊


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-18 14:22

编辑:武松

        一、利

 

  1、介质存储节省空间。仓库的存储空间有限,电子档案信息媒体的存储密度很高,尤其是CD,可以减少档案的存储空间,方便存储。

 

 人事档案电子化利弊 - 档案常识库
  2、不受单本限制。档案的本质属性是它的原始记录性,注重原稿,很多档案往往只有一个是孤本,传递信息的功能很低,不能满足用户的要求广泛输出信息的需求。电子档案可以扩大档案信息传递功能,广泛满足用户的需求。
 
  3、重复利用性强:复用不会留下老化痕迹,不当的使用活动不会危害电子文件的信息寿命,而纸质文件复用性差,频繁使用会加速其物质形态的老化和文件信息的褪色。
 
  4、操作灵活性很大。传统的文件量大而杂乱,不能满足文件工作系统化、优质化的要求。电子文件具有操作性,使用者可以要求计算机分类、统计、总结、复印等文件中的信息,改变为自己需要的形式,编辑其内容,满足使用者的各种需求。
 
  5、突破时空限制,可以异地利用:电子文件通过计算机网络远程传输,消除了利用者和信息的距离。另外,电子文件的服务没有休息时间,利用者可以随时利用进入网络的开放文件,使利用者和文件管理者非常方便。
 

  二、弊

 

  1、电子档案资源不充足

 

 电子档案资源不充足
  电子文件的数量随着时间的推移而急剧增加,但在时间和空间上却没有积累足够多。而且现有的电子文件大部分还处于现阶段,比较封闭。电子文件的形成、积累和开放都需要一定的时间,很多文件都有特定的利用范围,因此可用资源的丰富不可能在短时间内完成,电子档案也不可能在短时间内成为档案的主要收藏。
 

  2、存储介质的物理寿命短

 
  目前,电子文档中使用的存储介质主要是磁盘、磁带和光盘。磁盘和磁带的物理寿命很短。此外,机械磨损和振动会改变磁性材料中磁性分子的顺序,导致电子档案的破坏。
 

  3、信息技术不稳定

 
  信息技术不稳定,即使载体保存良好,读取设备也会在信息技术的发展中被淘汰。。
 

  4、对电子文件的鉴定难度大

 
  原因主要有两个,一是材料物理性能差,二是信息容易丢失。
 

  5、权益方面存在问题

 

 权益方面存在问题
  跨国数据系统必须重新定义自身档案所有权的范围和维护措施,还必须考虑与其他国家在法律法规使用上的协调。
 

  6、安全方面难度增大

 
  复制电子文件越来越容易,增加了区分零件和复印件的难度。此外,网络上经常有黑客,这使得电子文件管理中的维护、安全和保密面临挑战。

 

推荐:电子档案管理系统

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