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纸质档案电子化需要什么资质


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-19 14:50

编辑:武松

       一、企业须具备资质

  1、机构及人员

 

 纸质档案电子化需要什么资质 - 档案常识库
  建立纸质档案数字化工作组织机构,统筹规划,组织实施,协调管理,保障安全,技术保障,监督检查,成果验收等工作,确保数字化工作顺利开展。具备相应能力的工作人员,包括熟悉档案业务、具有较高调查研究水平和较好组织领导能力的管理人员、熟悉有关标准规范、能为纸质档案数字化化工作各个环节提供技术支撑的技术人员、掌握数字化基础常识、熟悉工作岗位的操作员等。要用科学规范的管理体系来规范员工管理。
 

  2、设施和环境

 
  设置专门的加工场地,合理布局,形成档案存放区、数字化前处理区、著录区、扫描区、图象处理区、质检区。处理场所的选择和环境温度、湿度等的控制不利于档案实体的保护。
 
  现场应配备防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等能覆盖整个现场的安全管理设施设备。设施设备要进行合理规划、配备和管理,保证设备安全、先进,满足数字化工作的需要。
 

  3、方案

 
  纸质档案数字化工作计划应包括数字化对象、工作内容、成本核算、数字化方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、职责分工、进度安排、安全管理措施等。
 
  在确定数字化目标时,应综合考虑档案的开放度、利用率、抢救急迫性、数字化经费等因素。进行专家论证,以保证其科学性、规范性和合理性。

 

 管理制度

  4、管理制度

 
  工作过程中应建立并严格实行科学规范的管理制度,有效保证档案安全。纸质档案数字化管理系统应包括岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等。
 
  (1)职位管理制度
 
  应明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等;
 
  (2)人员管理制度
 
  主要规范了人员安全责任、日常行为、外聘人员信息审核和管理、外聘人员来访登记等;
 
  (2)场所管理制度
 

  主要规范了人员进出和工作场所内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、文件等的管理;
 
  (3)设备管理制度
 

  主要规范了人员进出和工作场所内设备管理等;
 
  (4)数据管理制度

 

 数据管理制度
  主要规范了工作场所内人员进出和工作场所内基础设施、环境管理、网络监控、现场物品存放等。
 

  二、档案数字化外包

 
  档案部门要从企业性质、股东构成、安全保密、企业规模、注册资本等方面严格审查数字处理企业的相关资质;按照规章制度考核加工企业的管理能力。
 
  根据《档案数字外包安全管理规范》,从档案部门、数字服务机构、数字场所、数字处理设备、档案实体、数字成果交接与接收、设备处理等方面实施严格的安全管理要求。
 
  档案室要指定专业人员参与纸质档案数字化外包的监督、引导,完成档案质量、进度、投资、安全等方面的监督、协调和沟通。

 

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