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档案电子化和档案数字化


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-19 15:05

编辑:武松

        一、概念

 

  1、档案数字化

 
  
数字化档案是指将纸质文件通过扫描、输入等方式输入计算机数据库,用计算机存储,然后再转换成电子形式进行管理。数字的优点是:检索快捷方便,便于实时同步备份,存储空间小,维护方便,安全性高。

 

 档案电子化和档案数字化 - 档案常识库

  2、档案电子化

 
  即电子档案,将应用系统的电子信息证明化处理后,形成电子文件,将电子信息独立于应用系统,形成与应用无关的文件,可以直接阅读。电子文件的优点是系统集中统一管理,减少了传统业务管理的负担。
 

  二、归档

 

 归档

  档案数字化工作是一项复杂的系统工程,涉及面广,工作量大,需要大量的人力、财力、物力作为支撑,才能有条不紊地进行和开展。由卷取开始,一直到最后的还原,都要经过扫描、存储备份、目录输入、后期处理等过程,每一道工序都紧密地联系在一起,环环相扣,如果前期工作没有做好,后期就不能正常有序地进行。
 
  电子化档案管理可以使用独立的电子档案管理系统,也可以使用单独的业务系统和独立的电子档案管理系统共同进行电子文件归档和电子档案管理。无论使用哪种方法,都需要开发系统之间的接口来实现电子档案管理系统和业务系统的连接。同时,接口应符合国家档案局电子档案的四个要求。档案接口应与业务系统设计、开发、测试和实施。如果在实施过程中没有开发档案接口,业务系统应及时通过二次开发实现,便于电子档案的档案工作。
 
  电子档案的收集可以通过在线自动、手动等方式进行,但档案过程必须安全可控。应建立相应的措施来防止传输过程中电子档案丢失、信息损失和非法发生,以确保档案的真实性和可靠性。在归档之前,将待归档的数据包分成指定格式的归档数据包,并将封装后的归档数据包传输到指定位置。存档数据包信息在传输过程中不会丢失或被非法更改。从存档数据包的接收方接收反馈信息有成功也有失败。已成功归档的电子文件将被标记,以防止重复归档。对于那些未能归档的,应找出原因并重新传输,直到归档成功。

 

 电子文件将被标记

  无论档案是数字化还是电子化归档,磁性载体文件每2年和每4年由取样机进行一次读取和检查,取样率不低于10%。如果发现问题,应及时采取相应的恢复措施。磁性载体上的电子文件每4年移交一次,原载体应同时保存不少于4年。

 

推荐:电子档案管理系统

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