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档案管理电子化的作用


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-27 14:26

编辑:武松

 

           一.作用

 
  电子文件
档案管理系统主要是借助计算机系统,为电子文件的扫描、生成、存储等工作提供路径,其主要的工作任务是进行电子文件的收集、分类、归档以及存储,这种档案管理模式和传统的纸质档案管理有很大的区别,相对来说,这种管理模式更加高效、先进,这也是目前企业现代化管理发展的重要内容。而要实现电子文件档案管理系统的相关功能,需要做好相应的系统设计,促进设计功能有效实现。

 

 档案管理电子化的作用 - 档案常识库

  二.应用趋势

 
  就电子文件档案管理系统来说,这种管理系统能够借助电子化的文件信息收集技术和设备,确保电子文件档案收集效率提升,保证全面性和多样性。其主要的系统应用趋势大致如下:
 
  (一)向规范化发展。电子系统的主要工作是保证档案的完整性以及全面性,提升文件准确率和可靠性,而电子文件档案管理系统收集的信息内容越来越多样化,因此,确保全面可靠是有难度的。所以,在电子档案管理中,需要对电子文件档案管理系统的具体操作和实行进行规范化处理,形成相应的电子文件主要格式、大小等,保证档案完整性和全面性,同时要保证电子文件档案本身的管理价值和应用价值。

 

 向一体化发展

  (二)向一体化发展。目前,相关技术快速发展,信息技术一体化的应用不断增多,而电子文件档案管理系统实现一体化也是必然的发展趋势和要求。电子管理系统能够实现一体化发展,能够保证可靠性不断提升,保证电子文件档案的真实性,借助相关的一体化技术设备,实现电子文件档案安全、高效的管理目标。
 

  三.系统功能需求

 
  功能包含打印、报表制作、信息查询等,对于系统的管理权限划分可以分为普通以及系统界别。普通权限管理员能够依照自身拥有的权限实施电子文件档案的注册审核、填写档案调用申请、进行档案清理等,提供管理员审核处理。普通权限管理员还可以进行系统数据浏览,但不能进行信息修改。这一权限管理者主要是针对单位人员的。

 

 企业档案管理人员

  企业档案管理人员被设定成系统管理员级别,负责处理和反馈电子文件档案信息。此外,工作人员还能够实现信息整合,操作系统生成报表,管理员可以根据实际情况进行关键字段设定,对于关键词句进行标识,管理员可以对于相应数据信息进行操作和修改。两类型权限管理员都可以实行输出打印。完整的电子文件档案信息管理是通过众多功能模块和他们的子功能模块相结合的,借助相关模块之间的协作,实现档案管理的全部内容。

 

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