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档案数据电子化与纸质区别


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-28 14:58

编辑:武松

 

        一.两者区别

 
  
电子化的档案按照档案的内容划分属于专门档案;按照档案的载体分属于特种档案。这类档案的载体主要是计算机所用的磁盘,光盘等等。电子化的档案由两个部分组成:由办公自动化App等直接产生的电子化文件;由纸质档案经过扫描等手段产生的电子化档案。本文研究的电子文件档案指的是第一种经过办公自动化App等直接产生的电子化文件。由于这类电子化的档案载体与纸质档案载体不同,其档案管理方法也与文书档案的管理不同电子化的档案管理也包括收集、整理、鉴定、保护、利用和统计。但是这其中某些环节与纸质档案管理略有不同,具体如下:

 

 档案数据电子化与纸质区别 - 科研常识库

  1、电子化的档案的收集:电子化的档案的收集与纸质档案有所不同,纸质档案主要通过移交途径进行收集。由于大多数电子化材料产生于生产、科研及各种社会活动中。因而,大多数电子化材料形成后就分散在各部门及个人手中。将分散在各部门和个人手中的电子化材料收集齐全是比较困难的,要收集到电子化材料的原版就更加困难。因此在收集过程中,除通过正常移交的收集方法外,还应运用公告、发文件、上门寻求等形式。
 
  2、电子化的档案的移交:为保证电子化的档案的准确可靠,归档的电子化档案应尽量做到原版、原件。所以应对归档的电子化的档案材料进行记录质量的检查。为准确、全面揭示电子化档案内容,必须附有文字说明,一般包括时间、地点、内容。对与工程项目、科研课题等有联系的电子化的材料,应标明工程项目、科研课题,概括出主要特点。

 

 电子化的档案的保护

  3、电子化的档案的保护:由于保存载体的特殊,其保管方式也不同于纸质档案的保管。相对于上面提到的电子化的档案的收集、电子化的档案的移交、电子化的档案的保管三个方面的工作内容来说,电子化的档案管理在鉴定、整理、利用、统计等方面的工作与文书档案在这些方面的工作内容大致是相同的。
 

  二.电子文件管理的不足

 
  电子档案的管理过程完全是应用计算机来完成的。电子文件档案的收集、整理、到最后利用统计完全是一体化的过程。这个过程就是档案界最近常常提到的电子文件档案管理的一体化管理。而传统的档案管理过程从收集到最后统计都需要人的介入。

 

 传统的档案管理

  针对电子文件档案管理的一体化需求,需要对电子文件档案管理过程进行改进,目的是需适合计算机进行一体化管理的需求。

 

推荐:电子档案管理系统

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