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电子化档案管理新理念


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-29 15:48

编辑:武松

 

       电子档案管理系统的新理念就是通过不断的实践以及改进来拥有更加适应目前社会所需的档案管理系统,而(案多星)研发企业所生产的档案管理系统就融入了新的理念,接下来我就以(案多星)生产的系统为例,为大家先容一下融入新理念的系统的功能:

 

 电子化档案管理新理念 - 档案常识库

  (1)文件管理

 
  该模块包含电子文件管理和多媒体文件管理两个子模块。该模块的设计遵从的是文档一体化原则,将文件的管理划分到档案管理系统之中可以加强文件管理的超前控制,保证档案的质量,从而充分发挥档案的作用。实行文档体化管理后,档案工作独立的职能将渗透到文件的流程之中,形成一个不可分割的整体,加强对文件整体的控制,这样将强化文件与档案的可利用性。
 

  (2)档案管理

 
  该模块由四个子模块组成:全宗管理、案卷管理、文件级档案管理和多媒体档案管理。本模块将全宗、案卷和档案分别进行管理,这样可以使所有馆藏结构更加清晰,档案管理更加具体,在全宗建设后通过分级著录项设计、录入,确保业务流程保持清新的可追踪路径。
 

  (3)审批申请/工作计划

 

 审批申请/工作计划

  该功能模块是作为办公自动化模块的一部分而设计的,属于非强制性功能项。集成化已经成为App开发的主流,根据用户的需求把不同服务取向的系统加以集成,不但能够节省开发时间和资源,而且还方便用户使用。
 
  但是这种系统集成应该建立在模块化App开发的基础上,在此基础上才能使系统的集成好似小孩搭积木,将不同的积木加以组合以满足不同用户的需求。通过利用审批申请功能机构领导与机构员工可以在局域网上进行一些文件的审批与申请,通过网上工作可以避免在地域上的距离给工作带来的障碍,不论领导和员工在那出差都能够通过该功能完成日常工作,该功能也可以扩展为机构内人员网络交流的平台。
 

  (4)用户管理

 
  该功能模块包括用户登陆、用户信息一览、修改。作为档案管理系统其安全性最为重要,特别是对一些馆藏的涉密信息而言更是如此。在用户登陆子模块中应该加入一个大型的密码反破译程序以防止黑客从登陆口通过破译密码非法获取档案信息。

 

 用户管理

  由于档案管理系统的用户名和密码是管理员分配的,而非用户自己注册而来,所以用户需要通过向档案机构提交书面申请才能成为档案馆的有效用户。这样做也是为了在最大程度上保护系统的安全。只有通过书面的申请,用户的真实性才有保障,这样可以屏蔽网络用户身份真实性、可靠性较低的缺陷。

 

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