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档案数字化加工 是什么


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-02-06 17:52

编辑:武松

 

           一、什么是档案数字化加工?

 
  档案数字化是利用现代信息技术,将纸质文件通过扫描、输入等方式存入计算机数据库,利用档案管理系统进行计算机管理,实现档案信息资源的快速利用和安全管理。而档案数字加工就是档案数字化的过程。

 

 档案数字化加工 是什么 - 档案常识库

  二、档案数字化有哪些意义?

 
  1.档案数字化后,不会占用大量空间进行管理,而且管理无需大量的人员,节约了人力物力。
 
  2.传统档案多为纸质档案,纸质好坏,页面大小不一致,字迹和印刷油墨浓淡不一,信息量大,数据复杂。档案的收集、整理、归档和归档带来很多不便,但档案数字化后就不用担心上述问题了。
 
  3.与传统的文件查询相比,文件数字化更便于查阅,提高了文件查询的效率。
 

  三、档案数字化的具体加工流程

 
  质档案数字化加工一般要经过档案调取、档案整理鉴定、档案目录录入、档案扫描、图像处理、质量检查、数据挂接、数据备份、档案装订还原、档案归还入库等步骤。
 

  1、档案调取

 
  这个环节是将原始档案调出,在档案调出时要签订档案交接单,并对档案进行检查,如果档案内容或者页码缺失要做好记录。

 

 档案整理鉴定

  2、档案整理鉴定

 
  这个环节要将档案整理好,要对档案页码案顺序排序,要核对档案,看十分有缺失内容。有些档案的字迹不清,重新手写抄录。
 

  3、档案目录录入

 
  这个环节要将档案的目录录入,包括页码,档案题目,并且要确保目录页码要与所在页内容相符,页码顺序也应注意,不要出现页码次序混乱的情况。
 

  4、档案扫描

 
  这个环节是将要整理好的档案安装顺序放入扫描仪中,按照标准的规范设定好扫描的格式,分辨率,设定好文件大小。
 

  5、图像处理

 
  这个环节要将扫描好的图像进行一定的处理,包括图像的去污、去掉阴影、调整图像方向、如果出现多余的白边还有进行裁剪,确保查阅方便。
 

  6、质量检查

 
  这个环节将成果再次检查,按照之前的环节逐一环节检查,确保成果的合格率达到100%,并将不合格的档案退回到之前的环节。
 

  7、数据挂接

 
  这个环节将通过质检的成果档案与已录入的目录进行对接,要确保对接页码不要出错,可直接跳转到所在页。
 

  8、数据备份

 
  这个环节要将成果进行备份存储,存储最好存放在单独的服务器中,如条件不允许,应单独存放在专属的电脑或者其他存储设备中。

 

 档案装订还原

  9、档案装订还原

 
  这个环节是将原档案装订好,要注意页码不要排好顺序,在装订前应确保与借出时一致,不得损坏档案,或丢失档案。
 

  10、档案归还入库

 
  这个环节是数字化加工的最后一个环节了,要将装订好的原档案归还给档案管理者,双方需要经过签字确认,并签档案交接单,并注意要盖好公章。

 

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