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进行档案数字化加工步骤


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-02-14 17:38

编辑:武松

 

   一、加工步骤及操作

 

  1.前期准备

 
  (1)纸质档案数字化需要相应的设备和场所,数字化处理场所应具有足够的空间和合理的布局,并可配备门禁、防盗、视频监控等消防系统和安防系统。
 
  (2)数字处理设备需要计算机、扫描仪、录音机和存储介质。如果可以配置服务器、备份设备、数码相机等则更好。
 
  (3)数字处理工作还需要相应的App系统支撑,如操作系统、文件管理App、扫描程序、录音App、备份App、杀毒App等。确保数字处理工作的安全和保障。

 

 进行档案数字化加工步骤 - 档案常识库

  2.扫描操作

 
  要先将扫描仪连接到计算机,安装驱动程序和扫描App后即可使用。工作人员应能掌握和使用扫描仪的操作方法和扫描仪参数设置。扫描动作并不复杂,就是把纸质文件放入扫描仪,扫描,把文件取出扫描仪。
 
  在扫描之前,大家必须设置扫描模式、扫描颜色模式、扫描分辨率和图像存储格式。
 
  目前有手持式扫描仪、平板扫描仪、鼓式扫描仪、高射扫描仪、大幅面扫描仪、胶片扫描仪等。根据需要和档案的纸张质量进行选择。
 
  颜色常常又和图像存储格式相关联,彩色图像通常以JPG格式存储,如果以TIFF格式存储,占用空间比较大;扫描分辨率是影响档案直观效果的重要参数,通常的规定分辨率在300dpi以上。具体要根据以上参数的确定,再进行亮度、对比度的微调。
 

  3.图像处理操作

 

 图像处理操作

  标准要求扫描图像尽可能反映文件的原貌,但在扫描过程中,由于文件纸张宽度、纸张粗糙度、字迹散乱、颜色不均匀等因素。在这些情况下,需要进行图像处理操作,一般需要通过专门的图像处理App来实现。它要能够实现图像拼接、图像去污、修剪、旋转、校正等图像处理,确保图像完整、正确。
 

  4.图像检查

 
  检查员必须掌握纸质文件数字化处理的标准要求,检查人员要尽职尽责,要求做到100%检查,并且合格率应达到100%。检查的事项有图像是否清晰、画质是否色彩失真、图像是否倾斜、图像上是否有阴影或黑点,图片大小和格式是否符合规定等。
 

  5.数据对接检查

 
  使用数字文件的方法基本上是通过目录搜索数据,要仔细的检查目录能否与图像和数字复印一一对应,检查合格率应为100%,发现问题时,必须重新修改完善。
 

  6.数据存储

 

 数据存储

  将通过检查的数据可以离线保存。应根据数字档案管理系统的设计模板建立包括图像文件命名方法在内的存储结构,并尽可能完整地描述相关文档。包括人员登记表、数字化处理文件登记表、统计表、质量检查表、编码描述文件、数据描述等。
 

  7.数据移交

 
  这是扫描和处理工作完成之前的最后一项。将档案数字化的成果移交档案管理部门,移交内容由档案管理部门规定。交接过程包括交接前的验收和办理交接手续。交接手续时经双方盖章确认后方才生效。

 

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