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人事档案整理扫描数字化加工


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-02-15 17:47

编辑:武松

 

         一、工作标准

 
  在现代企业经营管理理念和信息化技术发展的时代背景下,人事档案数字化建设应运而生,只有按照统一的标准规范,才能使人事档案信息资料数字化后,才能使其信息材料相互共享使用。依据《中华人民共和国纸质档案数字化技术规范》或者企业自己制定的一些文件管理系统规范,以及不同地区地方政府制定的一些文件数字化规范和操作标准,共同构成了一个比较完整、全面的文件数字化标准体系。

 

 人事档案整理扫描数字化加工 - 档案常识库

  二、统筹规划

 
  要做好人事档案的数字化处理,就要科学规划这项工作。人事档案数字化标准标准化是一项系统工程,应结合人事档案数字化建设的情况,整合企业对人事档案利用的需求,同时根据企业的实际发展和人事档案管理的实际情况,制定有针对性、科学性和综合性的长远规划。企业人事档案数字化建设不仅是档案管理部门的工作,还涉及到企业其他许多相关业务部门。如果不尽快实现人事档案处理的数字化标准,就不可能更好地协调档案数字化过程中的各个部门。在这个过程中,也不能保证各个部门能够协调工作。因此,在制定标准规范之前,必须有科学的规划,这样才能保证保证人事档案数字化工作顺利开展。
 

  三、加工流程

 

  1、整理环节

 
  为档案数字化处理提供数据源,是档案数字化的第一步。但是,纸质文件可能很难识别,甚至是手写的,机器也无法识别。此时则需要手工整理后输入。
 

  2、条目录入环节  

 

 条目录入环节

  此步骤中包含的信息包括文件名、页码、目录和编号。放在一个文件目录中。该部分存在着宗族称谓分类不清、称谓名称过长或过短、称谓缩写不规范、或缺少地方标识等常见问题。  
 

       3、扫描环节

 
  扫描文档是通过将纸质文件放置在扫描设备中进行扫描的,容易出现歪斜、图像模糊、阴影等情况。在上述情况下,需要再次扫描,以确保扫描文件的质量。 
 

  4、数据挂接环节

 
  这个环节就是将原始档案中的电子档案连结至目录资料库,并将目录资料库中的电子档案与档案连结,初步实现目录资料库中电子档案的全文本检索。制作数据链接容易出现的问题,比如原始号与目录号不一致,文件号不正确等。有一些问题,例如,目录中的项目描述不完整,图片模糊,文件与纸上的文件不一致,或者顺序错误。

 

  验收环节

  5、验收环节   

  整个流程中的这一环节非常重要,需要对已扫描文件进行反复检查,发现问题要及时纠正,避免丢失或修改文件。
 

  6、存储环节

 
  这个环节对于整个流程非常重要,需要再次检查扫描过的档案,逐页检查,如果发现错误要及时修改,以免造成档案丢失或变更。

 

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