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纸质文档档案电子化


栏目:政务机关档案管理

时间: 2021-02-01 17:45

编辑:武松

 

       一.电子化的优势

 
  1.办公效率大大提高了。计算机强大的信息处理能力是正确使用办公自动化的最大优势,它使收集、存储、分类、统计和查阅文件和资料变得非常方便。

 

 纸质文档档案电子化 - 档案常识库

  2.文档和信息完全共享。利用计算机技术,文件管理从文件级发展到文件级,从通道管理发展到系统管理,从外部特征管理发展到内外特征结合管理。依靠网络技术的发展,可以实现档案信息和载体的分离和利用,与其他信息系统连接,完成信息的横向和纵向、历史和现实记录,从而大大提高档案利用的质量和效率。不受空间限制,保证高查全率和查准率。通过广阔的网络服务平台,可以更深入地了解其他档案部门的工作情况、工作重点和最新最快的档案信息动态。
 
  3、电子文件保存具有稳定性。与纸质档案载体比较,电子档案载体材料的寿命要长得多。。纸张中的纤维素在一定的条件下,容易破坏,在档案保存过程中,稍不注意就可能发生不可挽回的损失。电子文件可以选择不同的载体进行多种存储。如VCD、DVD光碟小容量的U盘,大容量的移动硬盘等,这些载体存、读方便快捷,易于传递且储存时间长,具有相对稳定性。

 

 具有相对稳定性

  二.归档方式

 
  1.利用计算机信息管理网络,开通电子文件专用网络。伴随各部门档案信息管理在网络上的建立和发展,越来越多的重要文件被传输到互联网上,这些文件反映了功能活动的概述。上传前统一转换文件格式,在一定程度上保证了数据的通用性。对于未输送到计算机信息管理网的具有保存价值的电子文件,应由电子文件形成部门编目整理,利用网络技术向文件部门传输。
 
  2.选择电子档案信息的收集点,由信息管理部门负责归档。为了适应办公自动化工作的发展需要,人们越来越重视信息工作的系统化和标准化水平,从分散转向集中统一保存有价值的电子文件。

 

 价值的电子文件

  3、电子文件的保密性受到限制,电子文件的内容易变化,使文件的保密性减弱,电子文件容易变更,内容的变化性比纸质文件大得多。电子文件没有特定的文字,不能从文字上区分原始性,不能为每个电子文件印刷和亲自签名。

 

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