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档案管理系统需求分析


栏目:政务机关档案管理

时间: 2021-02-24 15:07

编辑:武松

 

          一.档案业务模块需求分析

 
  众所周知,企业级档案管理系统的核心是“档案”二字,在本系统中,将档案管理系统中的档案业务分解为“文档模块”和“档案模块”两个部分,文档部分针对系统的所有操作人员,由于企业员工有许多个人常识文档(如文本文档、PDF文档、图片文档以及流文件文档)需要保存和分享。

 

 档案管理系统需求分析 - 档案常识库

  那么在档案管理系统中设计出一块文档模块,供企业员工进行个人文档的存档和分享;另外对于档案部分,即是企业平时所接触的业务档案,通过批量扫描上传的方式存储在服务器端,企业员工如果有查阅的需求,即可通过工作流申请的方式来进行档案查阅。
 

  二.系统管理模块需求分析

 
  由于企业的档案并非所有员工都可以随意查阅,系统应该以部门为单位对普通用户赋予最低级权限,普通用户仅可以查阅自己的业务档案或者自己部门下的业务档案,同时,部门领导、企业领导为其赋予较高级权限,如果普通用户希翼查阅自己权限之外的档案,需要上级档案审批人员(部门领导、企业领导)进行工作审批。

 

 查阅自己权限之外的档案

  审批通过才可以查阅自己权限之外的档案。系统除了普通用户和档案审批员之外,还需要配备系统管理员和档案管理员,系统管理员的工作职责主要是对系统功能进行配置,用户的档案查询、下载动作进行监控,同时配置用户权限等工作;档案管理员的主要工作为档案的搜集归档,批量扫描上传,档案条目规划,档案销毁等档案类工作。
 

  三.档案检索模块需求分析

 
  企业级档案管理系统除了上述的档案模块以及系统操作人员权限的需求,对于档案的检索也是系统需要解决的一大问题,因为企业所存储的海量档案中,如果需要逐条查找员工所需要的档案是一件非常困难的事情,拥有一套合理的检索方案,将使系统的操作变得更加简便,同时可以大大降低服务器端系统的负担。

 

 档案归档的过程中

  由于档案管理员在进行档案归档的过程中,会进行档案属性的录入,用户可以通过检索档案的属性来查询自己所需要的档案,同时要求设计一套合理的全文检索引擎,用户可以通过全文检索引擎来进行文档的检索,更加准确的定位用户最需要的文档。
 
  另外,由于业务档案主要是通过档案管理员集中扫描归档,因此,设计出一套运用光学技术来进行扫描件的识别技术,将已经扫描上传的文档进行识别分析,建立一层可以检索的关键字库,从而方便用户进行业务档案的检索。

 

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