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档案管理系统先容


栏目:政务机关档案管理

时间: 2021-03-04 15:19

编辑:武松

 

      一.系统设计原则

 
  建立以电子档案管理为核心的档案管理系统,将把档案资源的充分开发利用作为目标,切实推进档案管理工作的数字化、标准化以及网络化。为贵阳档案馆档案管理部门、人事部门、政管部门等提供及时、准确、全面的数据支撑,同时还可作为领导层进行决策管理的依据。因此,在开发该系统的主要业务模块时应遵循以下原则:

 

 档案管理系统先容 - 档案常识库

  1.实用性:密切结合贵阳市档案馆档案管理工作的实际需求,优化系统在收集、整理、分类、保存、利用档案的处理流程,提高档案信息检索、查询的速度。对于流转过程繁琐的环节,应严格限定流转时问,有效利用资源。
 
  2.先进性:在保证实用性的前提下,系统应采用Web开发中的主流技术,保证其先进性。通过系统维护、升级可以满足档案馆在档案管理信息化建设中逐步扩展的业务需求。
 
  3.共享性:档案数据己尽可能实现共享,减少手工式的重复输入操作,对于已核实完毕,录入系统的数据信息,可进行多次分析处理,充分发挥数据共享的优势。

 

 共享性

  4.安全可靠性:系统应保证业务数据在网络传输或者数据库读取过程中的安全可靠。系统支撑多级权限管理,并具有日志跟踪的设计。
 
  5.灵活性:系统框架应具备一定的灵活性与可扩展性,以方便后期与音频档案、照片档案等数字化系统的集成。
 
  6.用户界面简单友好:系统的用户界面应该简单友好,操作流程具有良好的可学习性与可操作性,使具备一定电脑水平的管理人员,通过培训就能掌握该系统的使用要领,能够流程的操作系统的功能。
 

  二.功能先容

 

  (1)档案分类

 

 档案分类

  档案分类指的是根据类别将电子档案资源进行归档,主要包括预归档、归档审核和归档三类工作,实现了档案形成阶段的全部功能。预归档是指档案管理员根据档案信息化管理的要求,将各项档案数据录入系统,生成电子档案;归档审核工作由系统管理员来完成,主要是对预归档的电子档案的内容、目录等信息进行审核,查看是否满足档案信息化管理的标准。
 
  归档主要是对审核通过的档案进行立卷、编目。一份档案主要包括档案编号、分类号、档号、档案馆代号、收文号、文种、密级等。在录入完毕档案信息后,实行“转下一步”,提交的归档档案信息转入系统管理员,管理员在确认该信息的真实、规范性后,流程转至档案馆领导,领导需再次对其确认,并填写归档意见。
 
  如同意归档,可填写“同意”并实行“确认”;如不同意归档,必须填写“理由”,系统可将该理由直接反馈给档案管理员。审核通过的档案可根据分类号自动编入卷目。

 

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