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档案管理系统方案详解


栏目:政务机关档案管理

时间: 2021-03-08 15:53

编辑:武松

 

   档案管理系统作为目前非常实用,高效,便捷的管理档案的工具,其设计方案如下:
 

  一.管理流程设计

 

 档案管理系统方案详解 - 档案常识库

  这里的档案管理系统设计中,需要针对相应的系统模块管理流程进行设计,管理流程的设计主要分为流程规则以及系统内部结构设计。对于流程规则的设计要结合相关的系统管理标准来设计,考虑到各个管理工作有相应的子系统功能,因此,必须要进行优先级别区分,设计好对应的子系统,做好系统的功能排序。
 
  此外,在进行系统的设计中,还需要针对相关电子文件的具体应用环境分析,结合环境的特殊性与否,制定相应的流程规则,保证电子文件的有效应用。还要结合该档案管理系统设计的输入和输出要求,在具体的系统结构设计过程中,做好相关活动要素控制,对于相关的文件进行编辑和整理,形成相应分类,为实施电子文件的信息化管理做好准备。

 

 电子文件的信息化管理

  针对电子文件档案管理系统的设计,要确保系统设计的功能满足需要,相应的操作能够有效实现,必须要做好文件的流程设定,并进行顺序设定,实现档案规范化管理目标。在实际的设计过程中,需要做好资料的提前收集工作,针对相关的内容进行编辑整理和划分,为档案有序、规范管理奠定基础。
 

  二.业务流程设计

 
  而在电子文件档案管理系统设计中,相应的业务流程设计对系统功能的实现起着至关重要的作用。管理系统的业务流程设计一般要把握三个要点,即:确保文件收集、鉴别、整理三个环节能对应相应的业务流程。

 

 档案的收集整理

  因此,在进行设计时,需要将这三部分内容放在重要位置:首先是做好档案的收集整理,这一步需要通过办公自动化系统来实现对于相关文件的有效搜集和整理,实现归档。其次是根据相关文件属性来实施统计。最后是进行存储。
 
  在管理设计中,需要实施对于档案的整体整理,对于相关文件的价值实施判断,进行归类。针对系统中没有价值的文件部门进行及时清理,保证系统空间足够。相关管理人员可以根据文件日期、类型来有效管理文档,保证整体的电子文件档案管理系统合理化,保证系统资源合理利用。

 

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