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档案管理系统需求


栏目:政务机关档案管理

时间: 2021-03-09 14:50

编辑:武松

 

          一.系统功能需求

 

  (1)档案归档功能

 
  主要为数据库元数据归档、电子文件归档。通过开发特定信息管理系统的接口程序,编制适应各类系统数据的归档规则,实现数据的自动、定时归档,可以极大地提高档案收集工作的效率。这项功能需要良好的兼容性、拓展性,可以方便地修改接口程序以适应不同管理系统升级、迁移等各类情况,做到界面友好、用语规范。

 

 档案管理系统需求 - 档案常识库

  (2)档案目录著录功能

 
  管理系统可以通过手工录入或者OCR扫描的方式著录档案目录。在进行档案目录著录时,对于案卷目录的分类号、保管期限、责任者、题名、页码范围等条目,可以通过设置不同的模板来适应不同档案材料的归档需求。为了有效提高档案目录著录的效率,可以利用文字识别提取技术,通过自动识别纸质文件扫描件的关键词自动生成档案目录。目录管理模块应该具有管理各种文件目录和原始信息的功能,主要包括:数据库建立、修改、删除,档案数据的输入、存储、修改、删除等内容。
 

  (3)档案辅助立卷功能

 

 档案辅助立卷功能

  在完成档案目录著录之后,档案管理系统可以设置打印模板,批量处理档案的案卷目录、卷内目录、备考表等用于实体档案立卷所需的文件。在通过OCR扫描录入全文的基础上,为了保证档案的原始性,系统应当具有附件挂载功能。为了便于后期的档案查询、借阅与利用,检索工具的编制应当符合检索优先的原则,能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换,并具备安全、合理、灵活等特性。
 
  系统除了可以通过档案号进行精确检索以外,还应该具备多条件组合查询、模糊检索的功能。系统使用者可以通过文号、题名、责任者等关键词实现档案检索功能,能够对同时检索出的结果进行显示、排序、转存、打印或选择输出等技术处理,可以根据不同使用要求设置输出的具体条目。
 

  (4)档案统计功能

 
  档案App系统应具备类别设置、分类排序、数据统计、印刷输出等基本功能,可根据用户需求增设主题词(或关键词)和分类号码的自动引导功能,通过统计模板实现系统内的档案资源状况分类、时分、分部展示。档案统计模块可根据档案的分类原则、立案时间、成文部门生成相应的报告,同时具备完整的印刷输出功能,印刷输出各种目录、统计报告、备考表等。

 

 印刷输出各种目录

  (5)档案借阅利用

 
  档案利用者可以通过档案管理系统内的检索系统精确查找所需要的档案资源,通过填写或选择相关信息(部门、工号、身份证、姓名、利用目的、利用形式)提交档案借阅利用表,说明借阅利用的目的、时间、内容、效果(通过详细的记录统计、分析和提高档案利用的效率),经过系统流转,在管理者、负责人审核同意后,提供利用。同时,档案借阅模板还应具备档案催退、续借、退还等基础功能。

 

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