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档案管理系统开发


栏目:政务机关档案管理

时间: 2021-03-12 14:25

编辑:武松

 

        一、系统需求调研

 
  电子文件是指通过计算机磁盘等设备存储,与纸质文件对应,收集相关的通用电子图像文件,通常以文件卷为单位。开发电子文件管理系统的目的:一方面是信息时代发展的趋势和需求,另一方面是解决用户在传统纸质文件管理过程中发生的问题,提高文件管理的效率。因此,电子文件管理系统在开发前必须与用户沟通,进行需求收集。

 

 档案管理系统开发 - 档案常识库

  (一)明确档案归属领域

 
  不同领域的档案文件以不同的形式呈现,例如,文史类档案资料多以文字记载形式呈现;工程类档案资料多以图纸形式呈现;媒体类档案资料多以视频音频形式呈现;不同领域档案资料的原始呈现形式是不一样的,这些呈现形式都是依靠程序的插入来实现的,这就要求在电子档案管理系统开发的过程中加入不同的设计代码和元素,使之最终能呈现出不同的资料形式,所以在开发电子档案管理系统之前一定要先了解清楚档案归属领域,它呈现形式的特征,以便开发出“因地制宜”的管理系统。
 

  (二)明确使用对象

 
  首先,界定清楚管理系统是针对档案管理专业人员使用还是非专业人员查阅使用,这直接决定着管理系统在开发过程中所适用的范围和权限。其次,要清楚使用对象的年龄层次、学问水平,这直接影响着系统操作界面的设计是否符合使用者的操作习惯。
 

  (三)明确功能

 
  这是前期调研中最重要的一项,开发电子档案管理系统的目的就是为了实现纸质档案管理系统实现不了的功能,改进纸质档案管理的缺陷,以更便捷、更立体的形式去呈现并使用档案。明确用户希望实现的功能不仅对开发者有利,使之在开发过程中指向性更明显,目标更明确,提高沟通效率,也能满足用户的各项要求,使开发出来的电子档案管理系统更加贴合用户的实际情况,更好地为用户档案管理工作服务。

 

 系统结构开发

  二、系统结构开发

 
  电子档案管理系统的开发主要围绕以下三个结构进行。
 

  (一)信息采集

 
  主要完成各渠道的数据收集工作,通过数据一体化接口,根据信息收集过程的要求,将各信息系统的备案信息直接收集到文件管理信息系统中,或者通过通用数据交换平台收集到文件管理信息系统中,通过收集整编过程,可以实现分散、集中的文件整理和交接
 

  (二)开发利用

 
  建立系统,实现影像物化与电子数据采集、集约化管理、个性化存取、永续装载、人性化展示的公共支撑环境。重点做好档案的研究、开发工作,并提供多种利用方式。另一方面通过网络为用户提供信息发布、全文检索、分类检索等多种检索方式,为用户提供实体相关信息的检索和利用。
 
  目前,最新的电子档案系统都是采用业界目前最先进的技术理念和基础服务体系,具备优质的扩展性、复用性、高效性和灵活性等特性。支撑的功能包括通用业务功能,支撑快速定制开发;ML动态自适用元数据管理模型,提升系统表述性、灵活性和扩展能力;强大的检索和内容智能管理功能;基于SOA应用接口,通用系统集成方式;分布式动态可扩展的内容存储系统;工作流配置管理(规范工作流程,提高系统可用性,满足业务多样性)。用户可以根据自身实际情况进行功能的定向开发,实现系统价值的最大化,服务于用户本身。

 

 实现系统价值的最大化

  (三)数据流程定制

 
  重点完成了与系统运行有关的各种数据的定制工作。其中包括数据结构的设置与维护,权限的设置,系统参数的设置等。在开发过程中需要对档案的类型、分类结构进行定制化设计,满足系统扩展的需要。与此同时,归档文件整理规则形成了系统控制设置,使整个归档过程规范化、标准化。

 

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